Assistant H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

Rattaché auprès du bureau du Cabinet, le titulaire du poste aura pour mission d'assister un conseiller dans ses tâches quotidiennes dans le cadre de la gestion de son secrétariat.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Sous la responsabilité du chef du bureau du cabinet, le titulaire du poste devra :

- Gérer l'agenda et assurer les prises de rendez-vous
- Réceptionner et filtrer ses communications
- Prendre en charge l'ensemble des aspects logistiques dans l'organisation de rendez-vous ou de réunions (notamment commande, suivi et préparation des dossiers)

- Organiser et coordonner la transmission d'informations (correspondance courante, affaires spécifiques) à caractère confidentiel sur son secteur d'activité
- Rédiger, présenter des notes et des documents généralement à caractère confidentiel et en assurer la gestion, le traitement et le suivi
- Assister à des réunions afin de rédiger le compte-rendu avant diffusion si besoin

- Suivre en temps réel et gérer, dans l'applicatif Découverte, les projets de réponse aux courriers, des textes, des questions écrites et prendre en charge de la procédure de visas des projets de réponse du Conseiller Technique et répartir dans les autres services les courriers

- Mettre en place et installer les visio-conférences du Conseiller Technique

- Participer aux réunions trimestrielles organisées par la chefferie du Bureau du Cabinet ainsi qu'au projet d'amélioration du Bureau du Cabinet

CHAMP RELATIONNEL :
En raison de la proximité avec le Ministre et son cabinet, la/le titulaire du poste doit être impérativement habilité par le service du haut fonctionnaire de la défense préalablement à sa prise de fonction. Toute personne occupant ou visant un poste pour lequel le besoin d'habilitation est avéré et qui refuserait de se soumettre à la procédure d'habilitation est définitivement écartée du poste.
Les assistantes participent au dispositif d'astreintes le week-end, par roulement.
L'ensemble du cabinet du ministre, le bureau du cabinet, les directions d'ac, les services déconcentrés, autres ministères, organisations professionnelles agricoles, acteurs et entreprises des filières agricoles, les chambres consulaires et le corps diplomatique

SAVOIRS :
Avoir le sens des relations humaines, du travail en équipe et du service public
Avoir une bonne capacité d'adaptation
Être rigoureux et avoir le sens des priorités
Être disponible
Faire preuve de discrétion et réserve
Faire preuve de loyauté
Maitriser l'anglais

SAVOIR-FAIRE :
Bureautique et outils collaboratifs : techniques de secrétariat bureautique et utilisation du Pack Office ainsi que de l'applicatif Découverte et les outils de visio-conférence
Environnement administratif, institutionnel et politique
Gestion de l'information
Techniques d'accueil
Techniques de rédaction
Mettre en forme un document
Archiver
Diffuser une information, une publication
Organiser une réunion
Prioriser
Travailler en équipe