Assistant de Direction Mutualisée - Grand Paris Sud est Avenir T11 H/F - Fonction publique Territoriale

Rattaché à la DGA Secrétariat Général au sein du service secrétariat de la direction générale.

Vous assurerez vos missions pour le compte de la Direction Générale des Services, du Secrétariat de la Direction Générale et de la Direction des Affaires Juridiques, des Assemblées et du Patrimoine.

Assister la direction générale des services et le secrétariat général en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi

Accueillir physiquement et par téléphone le public;
Proposer et/ou concevoir des outils de gestion administrative, des procédures et des documents pour améliorer le fonctionnement du secrétariat;
Classer et archiver des dossiers informatique et papier;
Organiser des réunions et gérer des agendas;
Gérer, enregistrer et suivre le courrier entrant de la collectivité, les notes au Président;

Collaborer avec le pôle des assemblées, des assurances et aux dossiers de droit de préemption urbain en lien avec l'ensemble de l'équipe de direction des affaires juridiques

Participer aux travaux de reproduction des documents pour les séances du bureau et de conseil de territoire en lien avec la mission d'appui;
Rédiger et imprimer des courriers dans le cadre de la préparation des assemblées (rédaction des courriers de convocation, de certificat d'affichage des ordres du jour et des procès verbaux de séance);
Télétransmettre les actes de la collectivité;
Rédiger et suivre des courriers relatifs au droit de préemption urbain;

Gérer le budget de la direction générale des services et de la direction des affaires juridiques

Suivre des procédures d'engagement des dépenses et de liquidation des factures et le cas échéant émettre des titres de recette

Missions complémentaires en lien avec la Secrétaire Générale

Mettre à jour le guide des astreintes décisionnelles et de ses annexes;
Etablir le calendrier trimestriel des astreintes;
Transmission hebdomadaire du numéro d'astreinte;
Communiquer les guides d'astreintes et ses annexes au cadre d'astreinte.

Connaissance et expérience en secrétariat / assistanat de direction;
Autonomie et adaptabilité, capacité à travailler dans un contexte mouvant;
Rigueur et discrétion;
Maîtrise des outils bureautiques;
Maîtrise des techniques rédactionnelles;
Maîtrise des logiciels AIR DELIB et CIRIL Finances;
Sens du travail en équipe et capacité à travailler en transversalité;
Compréhension du fonctionnement des collectivités territoriales;
Formation en secrétariat / gestion administrative et/ou expérience sur un poste similaire;
Formation Bac +2 Assistant Manager