Gestionnaire de Formations H/F - Universite de Bordeaux

L'université de Bordeaux cultive depuis 575 ans les valeurs universelles qui ont forgé sa réputation : humanisme, exigence, créativité et diversité. L'école des savoirs encyclopédiques a évolué au fil du temps en une université pluridisciplinaire. Elle a su s'adapter à son environnement et se réinventer pour devenir une référence de l'enseignement supérieur et de la recherche.Le collège droit, science politique, économie et gestion (DSPEG) impulse une politique de formation innovante, ambitieuse en interaction permanente avec l'environnement socio-économique.
Le collège droit, science politique, économie et gestion assure la coordination de l'offre de formation initiale et continue dans les domaines du droit, de la science politique, de l'économie, de la gestion, de l'administration économique et sociale ainsi que du management.
Il regroupe 2 facultés, 2 instituts, 2 départements, 2 antennes délocalisées, un service des sports et des services internes. Ces différentes structures sont réparties sur 5 sites : Pessac, Bordeaux Bastide, Bordeaux Pey-Berland, Agen et Périgueux.
Les étudiants bénéficient d'enseignements de pointe adossés à la recherche.
Résolument tourné vers l'international, le collège est un acteur majeur de son territoire et un vecteur d'attractivité de l'université de Bordeaux.

Missions

En contact direct avec les collaborateurs (formateurs, responsables syndicaux) et les stagiaires de l'Institut du travail de Bordeaux, le gestionnaire des formations doit faire preuve de réelles qualités relationnelles, d'autonomie et de polyvalence. Des compétences spécifiques seront nécessaires (maîtrise des procédures administratives et des logiciels de gestion, accueil des publics et intervenants, logistique...), pour lesquelles des formations internes sont prévues, ainsi qu'un accompagnement à la prise de fonction sous la responsabilité du responsable administratif et financier. Dans un contexte de réorganisation et de développement de nouvelles activités, esprit d'initiative et capacité d'adaptation seront un atout pour rejoindre notre équipe.

Activités principales

- Vous assurez l'accueil physique, téléphonique et mail des interlocuteurs internes et externes

- Vous êtes chargé du soutien logistique des activités de formation et des manifestations (locaux, matériel, fournitures)

- Vous gérez les agendas et contrôlez les échéances

- Vous participez à la gestion administrative et financière en s'assurant de la régularité juridique, administrative et financière des procédures suivies

- Vous organisez, alimentez et mettez à jour les bases de données relatives à la gestion

- Vous collectez, traitez, contrôlez et conservez les informations et les documents

- Vous contribuez au développement de nouvelles activités (communication, valorisation)

Experience : Débutant accepté

Compétences : Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Gestion financière, Utilisation des outils burautiques

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.