Gestionnaire de Formations H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions

En contact direct avec les collaborateurs (formateurs, responsables syndicaux) et les stagiaires de l'Institut du travail de Bordeaux, le gestionnaire des formations doit faire preuve de réelles qualités relationnelles, d'autonomie et de polyvalence. Des compétences spécifiques seront nécessaires (maîtrise des procédures administratives et des logiciels de gestion, accueil des publics et intervenants, logistique...), pour lesquelles des formations internes sont prévues, ainsi qu'un accompagnement à la prise de fonction sous la responsabilité du responsable administratif et financier. Dans un contexte de réorganisation et de développement de nouvelles activités, esprit d'initiative et capacité d'adaptation seront un atout pour rejoindre notre équipe.

Activités principales
- Vous assurez l'accueil physique, téléphonique et mail des interlocuteurs internes et externes
- Vous êtes chargé du soutien logistique des activités de formation et des manifestations (locaux, matériel, fournitures)
- Vous gérez les agendas et contrôlez les échéances
- Vous participez à la gestion administrative et financière en s'assurant de la régularité juridique, administrative et financière des procédures suivies
- Vous organisez, alimentez et mettez à jour les bases de données relatives à la gestion
- Vous collectez, traitez, contrôlez et conservez les informations et les documents
- Vous contribuez au développement de nouvelles activités (communication, valorisation)

Niveau requis : Baccalauréat à minima

La prise de poste ne nécessite aucun prérequis concernant les activités réalisées par l'Institut. Le gestionnaire de formation devra être en mesure, avec l'accompagnement nécessaire de l'équipe, d'acquérir rapidement de solides connaissances sur l'organisation des formations syndicales, prud'homales et continues; sur les publics et les partenaires de l'Institut du travail (Organisations syndicales, services de l'Université, Direction générale du travail...), sur les modes de fonctionnement des administrations publiques. Une bonne capacité à utiliser des outils informatiques de bureautique et de communication sera nécessaire.
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Les compétences opérationnelles et techniques attendues sur le poste concernent la maîtrise des techniques d'élaboration de documents, de communication, de gestion administrative et de gestion financière.

Les logiciels utiles à l'activité sont des outils internes à l'université de Bordeaux. Une formation est à prévoir et est intégrée lors de la prise de fonction (outils applicatifs Cocktail, messagerie Zimbra, Pack Office...).

Les compétences comportementales attendues sur le poste sont : le goût du travail en équipe; la capacité d'organiser son travail en autonomie; un grand sens relationnel pour communiquer avec l'ensemble de nos partenaires et publics; le sens du service public; la capacité à respecter des procédures et des règles de fonctionnement strictes (administratives et comptables).

Les activités liées au poste peuvent être soumises à des périodes de travail soutenues notamment lors de la programmation des formations et de leur tenue.

La qualité de l'accueil et de l'accompagnement des stagiaires tout au long de leur temps de présence sont essentiels.

Ce poste peut constituer une «passerelle» pour permettre l'acquisition de qualifications à valoriser dans une éventuelle perspective d'évolution professionnelle (concours, CDI). L'accès aux nombreuses formations proposées par l'Université de Bordeaux pourra être mis à profit pour permettre l'accompagnement du projet professionnel du candidat sur le long terme, ainsi que son développement personnel.

Une 1ère expérience serait idéale dans le domaine du secrétariat, de la communication, de la documentation, de la gestion administrative et financière publique.

Vous vous reconnaissez ? Alors postulez !