Secretaire de Direction H/F - Ministère des armées. Liberté, égalité, fraternité.

Le Service du commissariat des armées (SCA), 1er employeur de personnel civil, accompagne les armées dans tous leurs engagements et dans leur vie quotidienne.

Au sein du secrétariat particulier de la direction centrale du service du commissariat des armées (DC SCA), le secrétaire de direction, en binôme, a pour mission d'assister le directeur central et son adjoint. Il dispose d'une excellente capacité d'organisation et de gestion des priorités. Ainsi, il est en charge d'accueillir et d'orienter les correspondants et visiteurs (accueil physique et téléphonique). Il garantit une assistance organisationnelle optimale au directeur et à son adjoint. Il assure le suivi de leurs agendas en anticipant les différentes demandes organisationnelles en découlant (réservation de salle, véhicule, etc.) ainsi que la gestion et le suivi des déplacements.

Compétent dans le domaine de la bureautique, il s'occupe des tâches administratives quotidiennes en exécutant toutes les tâches classiques de direction : mise en forme de documents, préparation des dossiers de réunion, gestion des dossiers d'ordre de mission.
Gérer les communications du directeur et du directeur-adjoint et mettre à jour leur agenda.
Constituer des dossiers de réunions et déplacements
Vérifier la conformité des documents (charte graphique, formule d'usages, assurer la reprographie des documents) et le suivi des parapheurs.
Organiser la comitologie à Paris et hors Paris (organisation logistique, déplacement, hébergement, restauration, mise en place)
Faire les demandes des ordres de mission et de billets de train/avion pour le directeur, le directeur-adjoint, et les membres de l'état-major.
Établir les états de frais (note et Certificat Administratif)
Gérer le planning des salles de réunion et préparer les salles (installation de la visio, des projections)
Faire les demandes d'accès à Balard
Gérer les demandes de services, de manutention et de prestation sur le portail OPALE
Prestations particulières pour les très hautes autorités (THA)

Diplôme en Bac Pro secrétariat ou équivalent.
Expérience de 1 à 2 postes dans un secrétariat de direction.
Avoir servi auprès d'autorités voire hautes autorités. Savoir encadrer une équipe.
Organiser le fonctionnement et piloter l'activité d'un secrétariat.
Savoir être dans la relation avec les différents interlocuteurs, disponibilité, écoute, discrétion, souci du service.