Assistante - Assistant de Direction H/F - Ministère de l'Agriculture, de la Souveraineté alimentaire et de la Forêt

Objectifs du poste
Assister la Directrice Générale, le Directeur Général adjoint et le Secrétaire Général afin d'optimiser la gestion de leurs activités
Assister en tant que besoin les autres membres du CODIR
Participer à la coordination des services via la circulation de l'information entre la direction générale et le secrétariat général
Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter
- Accueil physique et téléphonique au secrétariat de direction en collaboration avec deux autres assistantes
- Rédaction des procès-verbaux d'instances (Conseil d'administration et/ou conseils consultatifs)
- Gestion des agendas de la directrice générale et du secrétaire général
- Rédaction, mise en forme, enregistrement et suivi des courriers partant de la direction/du secrétariat général
- Organisation de réunions et d'événements spécifiques et de déplacements
- Préparation des documents à la signature de directrice générale
- Gestion du courrier de la directrice générale sous toutes ses formes -mails, courriers papiers
- Préparation et diffusions des documents et dossiers nécessaires à l'activité de la directrice générale et du secrétaire général
- Gestion et réservation des salles de réunion
- Gestion des conventions de mise à disposition de locaux
Champ relationnel du poste
Interne
- Autres assistantes de direction
- Equipe de Direction
- Responsables et secrétariats des services et directions transversales
- Etudiants
- Elus dans les instances d'Oniris
Externe
- Services du Ministère de l'agriculture, IGAPS, DGER
- Autres établissements d'enseignement supérieur agricole
- Autres organismes publics partenaires (INRAE, INSERM, Université de Nantes...).
- Autres services de l'Etat
- Collectivités territoriales
- Partenaires et personnalités professionnels, publics ou privés
- Interlocuteurs étrangers, y compris anglophones

Compétences liées au poste
Savoirs et Savoir-être
- Connaissance de l'environnement universitaire et de son fonctionnement
- Rigueur, sens de l'organisation
- Capacité d'écoute et de synthèse
- Discrétion et sens de la gestion de la confidentialité des informations et des données
- Qualités relationnelles, sens de la diplomatie
- Rapidité d'exécution, réactivité, disponibilité
- Esprit d'initiative, d'anticipation et d'autonomie
Savoir-faire
- Capacité de réaction face aux situations d'urgence ou de forte pression
- Capacités d'adaptation
- Maîtrise des outils informatiques et des technologies de la communication (messagerie internet, Pack Office, mailing etc.)
- Maîtrise des méthodes de prise de notes et de rédaction des courriers, des comptes rendus et des documents administratifs
- Capacité à appréhender les enjeux et problématiques de l'établissement.