Gestionnaire de Laboratoire H/F - Universite D'orleans

Au sein de l'UFR LLSH, vous assurez la gestion administrative et logistique des laboratoires CEDETE, POLEN, REMELICE ainsi que des manifestations qu'ils initient. Vous recueillez, traitez et facilitez la circulation de l'information (en français et en anglais) nécessaire au bon fonctionnement des activités de recherche.

Activités principales

Rattaché au RSA de l'UFR LLSH, vos principales missions seront :
Assister les directeurs dans la gestion administrative des entités

- Accueillir, informer et orienter les visiteurs, en anglais si nécessaire : enseignants-chercheurs, doctorants, partenaires ;
- Organiser techniquement et administrativement cet accueil.
- Concevoir et diffuser, en accord avec la direction, l'information portant sur l'actualité de la recherche et des laboratoires ;
- Mettre en forme les projets de fiche de poste en vue de l'accueil de stagiaires au sein des laboratoires
- Recevoir et gérer les informations orales et écrites (courrier, messagerie) destinées aux responsables et aux membres de la structure (en anglais si nécessaire) ;
- Suivre les publications des laboratoires et en assurer la promotion, la diffusion et la vente (lien avec les maisons d'éditions, sites internet.)
- Mettre en oeuvre des procédures pour traiter des informations d'ordre scientifique et administratif ;
- Organiser, en fonction des échéances, les élections internes aux laboratoires (désignation des membres du bureau, de la direction, des représentants des doctorants) ;
- Organiser et alimenter des bases de données ;
- Gérer le planning d'utilisation des salles de réunion ;
- Assister la direction dans la préparation des dossiers scientifiques, du contrat quinquennal : (tableau de bord, rapports, synthèses, bilans)
- Vérifier les informations en lien avec la vie de l'unité et contribuer à la relecture des rapports (HCERES, CIOM.)

Préparation de la gestion financière :

- Gérer les missions (avec réservation des transports et hébergements) ;
- Contribuer à la conception et au suivi du budget annuel des laboratoires, en lien avec les directions des laboratoires et du pôle APRI ;
- Aider aux démarches administratives en lien avec la gestion financière.

Être en appui logistique

- Organiser les différents événements en lien avec les laboratoires : conseils des laboratoires, visites des comités d'expertise du HCERES, soutenance de thèses, séminaires et manifestations scientifiques.

Spécificités du poste

Horaires étendus pour la logistique lors des colloques et soutenances de thèse.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Classer des documents, Utiliser les outils numériques, Mettre à jour un dossier, une base de données, Savoir gérer les priorités et rendre compte, Sens relationnel et de l'accueil, Outils bureautiques courants (Word et Excel), Niveau C1 en anglais

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.