Secretaire Administratif et Vie Associative H/F - Communaute Jeunesse

Poste à pouvoir à partir de juin 2025

L'association COMMUNAUTE JEUNESSE, association Essonnienne qui oeuvre depuis 50 ans dans l'accueil, l'accompagnement et l'hébergement des personnes vulnérables, (3 établissements regroupant près de 70 salariés et divers dispositifs et activités) recherche un (e) secrétaire administratif(ve) & vie associative confirmé (e) dans le cadre d'un contrat à durée déterminée de 6 mois avec une possibilité d'évolution à terme.
Missions principales :
Au sein du pôle administratif l'Association, l'Assistant(e) Administratif(ve) et Vie Associative, assure un rôle polyvalent de soutien à la direction, aux ressources humaines, de gestion administrative et d'interface pour la vie associative.
Ses missions s'articulent autour des axes suivants :

1.Secrétariat de Direction :

Veille des agendas de la Directrice et de la Directrice Adjointe : anticipation des besoins logistiques (accueil des visiteurs, préparation de supports : plaquettes, rapports d'activités.).
Constitution et mise à jour des fonds de dossiers (renseignement des informations récurrentes).
Rédaction de notes ou comptes-rendus et diffusion d'informations internes et externes si nécessaire

2. Accueil et Gestion Administrative :
En lien avec le Pôle administratif et les secrétaires

Accueil : Réception physique et téléphonique (si absence) du pôle administratif.
Courrier : Traitement du courrier entrant et sortant (réception, tri, enregistrement, distribution, préparation, affranchissement). Gestion des courriels entrants et sortants de l'adresse contact@ (filtrage, transmission, réponses simples).
Fournitures : Centralisation des besoins de chaque antenne, création et mise à jour d'une grille tarifaire (produits référencés), préparation et passation des commandes, suivi des livraisons, gestion des litiges et du stock.
Suivi et mise à jour du parc informatique
Contrats et Assurances : Suivi administratif des ouvertures et fermetures de contrats, création et mise à jour du tableau de suivi (échéances, renouvellements, contacts...). Alerte des responsables.
Support RH : Participation à) la collecte et compilation de données pour les reportings mensuels et annuels (absences, congés.), et à la mise à jour des tableaux de bord, aide à la diffusion d'informations.

3. Organisation et Gestion Documentaire :

Analyse de l'existant et proposition de structuration optimisée pour les documents physiques et numériques (SharePoint).
Mise en place du nouveau classement physique et participation à la migration et à l'organisation des données numériques sur SharePoint (aide à la création d'arborescence)
Rédaction de guides et procédures de classement et de nommage des fichiers.
Dossiers Logement : vérification de la mise à jour des documents.

4. Intégration du RGPD :
En lien avec la responsable des Ressources humaines et administrative

Sensibilisation aux principes du RGPD et application des bonnes pratiques.
Participation à la mise en place des procédures de suppression et d'archivage des données.
Implication dans la tenue des registres liés au traitement des données personnelles.
Vérification de la conformité des mentions d'information RGPD dans les documents.

5. Gestion de la Vie Associative (Selon les besoins et compétences) :

En lien avec la Direction et la responsable des Ressources humaines et administrative

Préparation et envoi des convocations aux Conseils d'Administration.
Organisation logistique des réunions (réservation de salle, préparation des documents et de l'intendance) et des événements (AG/repas annuel des salariés, Fête des résidents)

Profil recherché :
- Formation de niveau Bac +2 minimum, en secrétariat, assistanat administratif ou équivalent.
- Expérience souhaitée sur un poste similaire.
Compétences requises :
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel indispensable).
- Excellentes capacités d'organisation, de gestion des priorité

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Archiver des dossiers et documents de référence, Utiliser les outils numériques, Excel, Word, PowerPoint,, Google agenda/drive, Canva

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.