Secrétaire EHPAD H/F - CCAS de Grenoble

Contexte

Dans un contexte socio-économique en évolution constante, et face à une demande sociale toujours plus complexe, le CCAS de Grenoble porte et anime la politique sociale de la Ville, en lien étroit avec l'ensemble des services municipaux et des acteurs de la solidarité. Son action s'articule aujourd'hui autour de 3 axes stratégiques :

Consolider la place de nos usager-ères au coeur de nos préoccupations et de nos façons de travailler ;

Positionner le CCAS dans un réseau territorial des politiques sociales ;

Faire de nos établissements des « lieux de vie » et de convivialité.

Les directions d'action sociale du CCAS s'organisent autour d'une approche « publics » :

La DAS « Petite Enfance »

La DAS « Personnes Âgées » ;

La DAS « Lutte contre la pauvreté et la précarité »

La DAS personnes âgées se compose de 3 directions déléguées : accès aux droits, coopérations et prospective, autonomie et veille sociale, Dépendance et soins.

La direction déléguée « Dépendance et soins » comprend 2 EHPAD, le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) et l'Équipe Spécialisée Alzheimer (ESA).Description du poste

Le CCAS de Grenoble recherche son ou sa futur(e) secrétaire pour l'EHPAD André Léo situé à Grenoble.

Au sein de l'établissement sous la responsabilité de la Direction, le ou la secrétaire de l'EHPAD aura un rôle pivot, en lien avec l'équipe de Direction, les équipes de soignant-es, les partenaires, les services internes du Ccas de Grenoble, les résidents et les familles - elle devra dans son champ de compétences être en responsabilité et force de proposition.

FINALITÉ DU POSTE :
- Assurer un accueil de qualité de l'usager et des familles - identifier dès l'accueil les besoins de l'usager et savoir transmettre la juste information
- Transmettre une information ajustée et réactualisée aux différents interlocuteurs (résidents, familles, intervenants médicaux ou paramédicaux, agent-es, autres services du Ccas, prestataires et partenaires)
- Assurer des missions dites de gestion administrative : gérer les dossiers administratifs relatifs à l'admission et à la prise en charge (disposer de compétences spécifiques et techniques propres au secteur : terminologie médicale, prestataires, montage de dossier...)
- Assurer les missions support : logistique, achat, comptable et RH
- Apporter un rôle de soutien à l'ensemble de l'équipe, participer à la vie de l'établissement (un autre regard, animation, rôle de facilitateur, être relai...) et en lien avec les associations et les bénévoles
- Assurer une veille, être en alerte, recueillir et transmettre les différents signaux forts ou faibles
- Travailler en coordination avec la direction - gestion des agendas, gestion des bases de données, préparation de dossiers, rédactions de courriers, compte rendus, organisation d'événements...

ACTIVITÉS :

Accueil et information physique et téléphonique du public :
- Recevoir et orienter les demandes physique ou téléphonique, avoir une bonne compréhension des situations pour être en capacité de recueillir et transmettre les informations adaptées, de hiérarchiser et de prioriser
- Orienter, conseiller vers l'interlocuteur ou le service compétent
- Conseiller les usagers sur les procédures, lors des pré admissions ou arrivées, en lien avec le cadre de santé, faire visiter les locaux et informer du fonctionnement (transmettre le règlement de fonctionnement, le livret d'accueil, les tarifs, les modalités de paiement...)Accueillir les résidents, les familles, le personnel, les services ressources du CCAS et les services extérieurs, les fournisseurs, les professionnels de santé : kinés, podologues, médecins, mais aussi les bénévoles, associations et autres services

Gestion de l'information :
- Gérer la diffusion de l'information : informations générales aux familles et partenaires
- Réaliser, concevoir de manière ponctuelle ou régulière différents supports de communication (brochures, affiches, guides, journal interne, annonces presse, newsletters...).
- Préparer les réunions du conseil de la vie sociale en appui de son/sa Président(e), rédiger le compte rendu si besoin et le transmettre
- Soutien pour la circulation de l'information entre professionnels de santé
- Appuyer le cadre de santé dans la relation avec les médecins traitants et autres professionnels de santé intervenant au sein de l'EHPAD
- Faire le relais d'informations simples au service de la coordination des soins

Gestion administrative :
- Mettre à jour et actualiser les listes d'attente (via la plateforme Via trajectoire)
- Instruire les dossiers d'entrée (assurer la complétude de cette activité - veiller à la non rupture administrative de la prise en charge et assumer l'intégralité des relances de demande et de suivi des dossiers du début à la fin, en lien avec les prestataires).
- Gérer les sorties des résidents : informer les organismes extérieurs, accueillir les familles, apporter soutien relationnel et administratif (transmettre l'information sur la récolte des documents utiles)
- Calculer les frais à payer par rapport à la notification du Conseil Départemental (aides sociales).
- Saisir les différents mouvements des résidents sur le logiciel CPAM et renseigner les outils internes (données du résident) propres au suivi administratif des résidents sur le logiciel Millésime
- Rendre compte du suivi des dossiers (reporting) et participer à la mise en oeuvre de la stratégie pour améliorer la qualité de la prise en charge dans les aspects administratifs
- Faire une veille sur les dossiers réglementaires, notamment en lien avec l'amélioration continue

Gestion Ressources Humaines :
- Mettre à jour les plannings du personnel (auxiliaires de vie, aides-soignants, APR, IDE (Plannings réalisés préalablement par la cadre de santé)
- Mettre à jour les données d'absentéisme
- Enregistrer et tenir à jour les droits à congés et les récupérations (valider par la direction ou la cadre de santé)
- Transmettre les demandes de remplacements mensuels et ponctuels au service « remplacement » tous les jours, réajuster les plannings en fonction des besoins de remplacement et tenir informer sa direction (demandes doivent être réactualisées en lien avec le taux d'occupation)
- Saisir et transmettre les éléments variables de paie au service « remplacement » et au service « Carrières via le logiciel Régence.
- Alerter, informer sa direction sur toute problématique RH qui se poserait à son niveau

Gestion d'intervention de travaux :
- Récolter les besoins, les demandes, informer et transmettre la demande à la cadre de santé pour programmer un diagnostic
- Transmettre les demandes d'intervention de travaux auprès de la DIM et assurer le suivi des travaux

Gestion budgétaire, comptable et achats :
- Engager et liquider les factures, certifier les factures d'investissement - logiciel Astre et Millésime
- Participer aux réunions de préparation du budget et de recensement les besoins et au suivi du budget de fonctionnement et d'investissement
- Engager les commandes auprès des fournisseurs référencés et autres sous-traitants
- Assurer un suivi des achats délégués ou les investissements
- Gérer les stocks pour les fournitures administratives
- Faire le lien avec les référents pour la gestion des stocks des produits d'entretien et de la petite alimentation - alerter les référents sur l'avancement de leur enveloppe
- Gérer la régie d'avance pour les imprévus

Suivi des bénévoles et des partenariats avec les associations :
- Gérer les entrées et les sorties, gérer les temps de présence et les thématiques et ou en lien avec l'animatrice
- Rédiger et assurer le suivi des conventions
- Sur certains temps fort, assurer une présence et aide à la préparation des espaces (fête de noël etc.)
- Commander des goûters spécifiques pour les animations

Participation à la réalisation du Rapport d'activité :
- Extraire des données Netsoins et transmettre à la direction
- Participer au rapport d'activité

Participation aux réunions d'équipe :
- Participer, proposer des sujets
- Prendre des notes, rédiger les comptes rendus
- Être à l'écoute et participer à la régulation du collectif
- Participer à l'amélioration continue

CONDITION DE TRAVAIL :
- Service fonctionnant 7j/7j - 24 heures sur 24
- Travail du lundi au vendredi
- Lieu : EHPAD André Léo, 20 rue Eugène Sue, 38100 Grenoble

Nous nous réservons la possibilité d'étudier les candidatures avant la date limite de candidature.

Type d'emploi : Temps plein

COMPETENCES SUPPLÉMENTAIRES :
- Politiques personnes âgées - approche territoriale de la prise en charge de la personne âgée
- Fonctionnement d'un EHPAD
- Connaissance des acteurs du soin et de la dépendance (Département, CPAM, ARS, Médecin etc.)
- Connaissance de la personne âgée (pathologies etc.)

Connaissance et appétence pour l'amélioration continue - connaissance de la loi 2002-2
- Connaissance du mode de fonctionnement - des bénévoles et des associations

CONDITIONS REQUISES POUR POSTULER :
- Appartenir au cadre d'emploi des rédacteurs ou être inscrit-e sur liste d'aptitude ;
- Poste ouvert aux agent-e-s contractuel-le-s remplissant les conditions d'accès au poste

PROFIL RECHERCHE :
- Diplôme : Bac technologique de la santé et du social ou BTS SP3S Services et prestations des secteurs sanitaire et social ou en lien avec le secrétariat
- Bonne maîtrise informatique et des logiciels : Excel - Word - Libre office - Photoshop - Indesign,
- Prologiciel : Régence - Netsoins - Millésime - Astre
- Capacité relationnelle et pédagogique
- S'exprimer et communiquer correctement à l'écrit et à l'oral
- Travailler en équipe et en collaboration
- Être organisé, rigoureux et adaptable
- Disposer du vocabulaire professionnel et médico-social, avoir des connaissances de base des pathologies pour comprendre et user de la terminologie médicale

Disposer d'une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire