2025.44 Secrétaire de Résidence H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions
Le/la secrétaire de résidence met en oeuvre la politique en matière d'hébergement décidée par la direction du CROUS Grenoble Alpes. Il/elle assure la gestion administrative, financière et comptable des 13 résidences composant l'Unité de gestion GCH et participe à l'accompagnement des étudiants tout au long de leur séjour en résidence. Il/elle optimise l'occupation du site d'hébergement et est en charge d'une régie de recette et de dépense. Il/elle travaille en lien étroit avec la Responsable du Pôle Usagers de l'Unité de gestion et les assistants d'accueil et de secrétariat en apportant expertise et accompagnement.

Principales activités

I- GESTION ADMINISTRATIVE :
- Vérification et constitution des dossiers d'admission
- Gestion des arrivées et départs (communication des places disponibles au pôle logement)
- Organisation du recensement des statuts d'étudiants
- Organisation de la campagne de renouvellement sur les 13 résidences
- Réception et traitement des différents courriers : convocations, avertissements, relances des loyers, lettres aux débiteurs, quittances de loyers, attestations de résidence
- Gestion des impayés de loyer
- Classement et archivage
- Soutien technique et accompagnement auprès des accueils
- Suivi et accompagnement des agents d'accueil et de secrétariat dans la gestion des tâches réalisées en lien avec le secrétariat de la résidence (renouvellements, permutations, dossiers d'admission, préavis de départ, encaissements...)

II- GESTION LOCATIVE SUR HEBERG :
- Saisie des réservations
- Saisie des arrivées
- Saisie des permutations
- Saisie des départs
- Saisie des dégradations

III- GESTION COMPTABLE JOURNALIERE SUR HEBERG :
- Gestions des loyers et dégradations
- Encaissement par chèque, carte bleue, espèces, virement
- Remboursements par virement bancaire
- Vérification et validation des journaux comptables
- Saisie des dons FNAU

IV- GESTION COMPTABLE JOURNALIERE SUR ATLAS SOUS LA RESPONSABILITE DU REGISSEUR :
- Saisie journalière des encaissements et des remboursements
- Saisie des menues dépenses
- Suivi du compte de trésorerie, versement à l'Agent Comptable
- Tenue de caisse
- Régie de fin de mois

V- TIERS PAYANT AVEC LA CAF :
- Encaissement des APL et ALS
- Notification des départs à la CAF
- Gestion courante des dossiers par courrier et partéléphone

Savoirs :
- Logiciels métier (Heberg 3, Atlas, Ebail...) et bureautique (Word, Excel, PPT)
- Internet, Messagerie
- Connaissance des règles d'hébergement (contrat de location), des différents statuts des

résidents (étudiants à l'année, passagers, conventionnés, étrangers etc.)
- Connaissance de l'enseignement supérieur et des missions du Crous
- Connaissance des règles budgétaires et comptables
- Anglais, niveau intermédiaire
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Savoir-faire :
- Travail en équipe
- Capacité d'analyse
- Rigueur et sens de l'organisation
- Représenter l'Etablissement face aux interlocuteurs extérieurs
- Capacités rédactionnelles
- Savoir rendre compte de son activité

Savoir-être :
- Qualités relationnelles
- Sens de la communication orale et écrite
- Sens des initiatives et des responsabilités
- Sens de la communication, diplomatie
- Devoir de réserve et respect des règles de confidentialité
- Sens du service public
- Polyvalence