Secrétaire H/F - Mairie de Bagnols sur Ceze

Le service Sport et Vie Associative (SVA) est composé de 20 agents répartis sur les différents sites sportifs de la ville. Les bureaux du SVA sont situés au sein de la maison des associations bâtiment A. Le service est dirigé par un chef de service, un adjoint et une assistante.
Le service a pour missions de :
- Gérer les installations sportives (plannings d'utilisation, entretien, budgets, manifestations,.), les agents affectés à leurs surveillances et à leurs maintenances ainsi que le public scolaires et associatifs qui les fréquentent.
- Accueillir, renseigner et aider le public, les associations, dans leurs démarches au quotidien (recherche de salles, de renseignements, de documents ou d'informations sur différentes thématiques.)
Le(a) chargé(e) de l'accueil et secrétariat est le premier interlocuteur de l'usager quand il entre dans le service.

Principales missions confiées
Dans ce contexte, l'apprenti(e) sera en charge de :
- Accueil téléphonique et physique et orientation des usagers.
- Premières informations concernant leurs démarches.
- Assurer le suivi et le classement de documents, de courriers,
- Mise à jour listings, adresses mails, affichage etc.
- Diffuser des documents
Compétences requises :
- Appliquer des procédures administratives simples
- Maîtrise de l'outil informatique
Aptitudes professionnelles

Sens de l'accueil et de la communication
Savoir travailler en équipe
Savoir d'adapter aux différents publics rencontrés
Discrétion professionnelle
Polyvalence
Force de proposition / esprit d'initiative

Experience : Débutant accepté

Compétences : Gestion administrative du courrier, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Accueillir, orienter, renseigner un public, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de créativité, d'inventivité : Capacité à créer, imaginer quelque chose de nouveau (nouveau produit, nouvelle solution...).
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.