Pref 33 - Assistant de Direction du Préfet H/F - Fonction publique de l'État

Groupe RIFSEEP : 1

Vos activités principales :
Secrétariat du préfet :
- Gestion de l'agenda : prise de rendez-vous, participation aux réunions agenda avec le corps préfectoral, réservation et organisation des déplacements
- Accueil téléphonique : filtrage et gestion des appels
- Messages et courriers : traitement et diffusion des courriels, rédaction de courriers courants, gestion du courrier réservé, suivi des parapheurs

Suivi de dossiers :
- Mise à jour du fichier des corps constitués et des listes de diffusion
- Vérification de la distribution et de la mise à disposition des dossiers préfet en fonction de l'agenda

Évènementiel :
- Organisation de réunions : mise en place de réunions et visioconférences, réservation de salles
- Gestion des invitations à la préfecture ou à la Résidence préfectorale : établissement de la liste des invités, envoi des invitations, élaboration de plans de table...

Votre environnement professionnel :

Activités du service
Le secrétariat a pour rôle d'apporter une assistance au préfet dans le cadre de son activité quotidienne et de dresser les perspectives de son emploi du temps.

Composition et effectifs du service

Le secrétariat commun préfet et directeur de cabinet est composé de 3 personnes :

- 2 assistantes (1B, 1C) pour le secrétariat du préfet
- 1 assistante (1C) pour le secrétariat du directeur de cabinet

Liaisons hiérarchiques
Le préfet

Liaisons fonctionnelles
Administrations centrales, membres du corps préfectoral au niveau départemental et régional, tous services/directions des préfectures et sous-préfectures en Gironde et en Nouvelle-Aquitaine, collectivités territoriales (élus), tous services de l'État au niveau régional/départemental et partenaires.

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise - requis
Avoir des compétences en informatique - bureautique : niveau maîtrise - à acquérir

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise - requis
Savoir analyser : niveau maîtrise - requis
Savoir s'organiser : niveau maîtrise - requis

Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter : niveau maîtrise - requis
Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise - requis
Savoir communiquer : niveau pratique - requis

Vos perspectives :

Acquisition d'une très bonne connaissance des missions des acteurs publics locaux, valorisable dans le cadre de concours ou sur des postes supérieurs

Durée attendue sur le poste : 3 à 5ans