Gestionnaire de l'Offre de Formation - Relai Campus Pont de Bois H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

CDD de 3 ans renouvelable pour les agents contractuels

MISSIONS

Participer et contribuer à l'ensemble des activités de scolarité du relais du campus :
- Accueil et renseignement des usagers,
- Gestion des admissions,
- Réalisation et gestion des inscriptions administratives (annulation, remboursement, transfert...),
- Organisation des examens terminaux
- Lancement de calculs / maquettages Apogée

ACTIVITÉS

1) Pendant les périodes d'organisation des examens pour les étudiants en situation de handicap, et pendant les semaines d'examens :
- Gérer le rétro-planning des opérations jusqu'au jour des épreuves : établissement d'un fichier Excel-source, pour préparation et envoi des convocations par mail, affectation des surveillants par épreuve, édition de tous les formulaires utiles de suivi quotidien des examens
- Assurer la distribution et la collecte des sujets, des matériels, contrôle des copies, édition de la copie si faite sur ordinateur, tenue de statistiques
- Archivage après session
- Assurer l'accueil et l'information des étudiants ou des futurs étudiants du campus
- Contribuer aux campagnes d'admission et de candidature, gestion des transferts
- Suivi des conventions CPGE etc.
- Assurer la réalisation et la gestion des Inscriptions Administratives (IA) : annulation, modification, renouvellement et mise à jour
des cartes multi-services, réorientation...
- Gestion et tenue des archives

2) participation aux opérations de diplomation

- Envoi des listes des admis à la Direction de la Scolarité pour édition des parchemins
- À réception des parchemins, envoi de mails aux étudiants pour retrait
- Remise sur place des parchemins avec contrôle d'identité des étudiants ou envoi postal
- Suivi de la boîte mail spécifique "diplômes"

3) être mobilisé sur un ou plusieurs domaines afin d'assurer un lissage des activités sur l'année :

- Inscriptions administratives
- Accueil guichet

Disponibilité, notamment en période de hautes activités (période d'inscriptions administratives, d'examens, de délibération jurys)
Polyvalence exigée sur l'ensemble des domaines de gestion

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université
- Connaître l'offre de formation LMD
- Connaître les structures spécifiques à l'Université de Lille et au campus : discerner les liens hiérarchiques et fonctionnels qui en découlent
- Connaître les modalités de fonctionnement et de gestion du service public
- Connaissance de la réglementation relative à la gestion administrative, pédagogique et sociale applicable aux étudiants
- Connaissance du logiciel apogée et autres outils métier (eCandidat, autres plateformes de candidature...)
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- Maîtrise de la bureautique (Word, Excel)
- Capacité à traduire et à appliquer dans le cadre de ses fonctions les normes réglementaires et adoptées en CFVU et CA
- Sens du relationnel et capacité à appliquer les normes spécifiques à l'accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité,
continuité)
- Courtoisie et maîtrise de soi en toutes circonstances, écoute, professionnalisme et précision
- Formation dans le domaine des techniques administratives
- Bac minimum exigé pour les agents contractuels