Assistant Administratif en Udap H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions :

Sous l'autorité directe du ou de la chef(fe) de l'UDAP de l'Ariège, le ou la titulaire du poste assure l'assistanat et le secrétariat.

Activités principales :

· Accueil des demandeurs, accueil téléphonique, accompagnement des pétitionnaires vers les orientations pertinentes liées aux domaines traités par le service;

· Rédaction de réponses à des courriers simples, traitement administratif de dossiers, mise en forme de courriers, de documents, de compte-rendu, gestion des e-mails, note, etc

· Gestion et organisation de l'agenda du chef de service avec prise de rendez-vous

· Gestion de la boite mail UDAP Ariege/réorientation des mails

· Préparation et organisation des réunions de travail, rédaction de fiches de suivi de réunion à partir des notes des agents du service

· Classement et archivage des dossiers papiers et numériques

· Saisie de demande d'urbanisme papier dans Patronum

· Suivi des dossiers numérisés Patronum, lien avec les services instructeurs et communes sur la dématérialisation des autorisations d'urbanisme

· Envoi/réception du courrier du service

· Suivi administratif des operations d'entretien sur les monuments historiques (MH

· Suivi administratif de la programmation des travaux sur MH ainsi que des subventions dédiées

· Suivi administratif des dossiers Fondation de Patrimoine et labellisation

Dans le cadre de la continuité du service public, d'autres missions pourront lui être confiées ponctuellement par le ou la chef(fe) de l'Udap dans la mesure du possible. L'entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions.

Connaissances et compétences techniques :
- Connaissance de l'environnement professionnel des UDAP (missions, activités, bases de la réglementation liée aux espaces protégés, interlocuteurs) - Aptitudes à découvrir et intégrer les spécificités métiersBon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles - maîtrisées
- Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, libreoffice, outlook pour messagerie et agenda
- Connaissance des applications métier (gestauran, agrégée, patronum), remise à niveau possible en interne
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Compétences organisationnelles -(Savoir-faire) :
- Sens de l'accueil, réception, transmission des informations
- Sens de l'organisation et du travail en équipe
- Savoir hiérarchiser les priorités au sein des missions
- Maîtrise des délais et anticipation
- Capacité d'analyse et d'adaptation,
- Qualités rédactionnelles

Compétences comportementales (savoir-être) :
- Esprit d'équipe
- Disponibilité, écoute et qualités relationnelles
- Rigueur intellectuelle
- Sens de la communication, bon relationnel : dialogue, communication interne et externe