Adjoint - Adjointe en Gestion de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

Le Secteur Santé regroupe les UFR de Médecine, de Pharmacie ainsi que les formations paramédicales auxquelles s'ajoutent des formations de Licence et Master.

Le secteur santé compte environ 300 personnels enseignant et non-enseignants pour un total de plus de 10 000 étudiants.

Les formations dans le secteur de la santé se caractérisent par une dématérialisation des examens, qui se déroulent sur tablettes numériques via la plateforme nationale UNESS. Cette organisation repose sur l'appui d'ingénieurs pédagogiques et informatiques dédiés.

Le service formation du secteur santé est composé de 60 agents et assure la gestion administrative des étudiants, à travers huit bureaux pour chaque cycle de formation.

Découvrez le Secteur santé sur son site web https://secteur-sante.univ-grenoble-alpes.fr/, ainsi que l'Université Grenoble Alpes (UGA) sur son site https://.univ-grenoble-alpes.fr/

Missions principales :

Sous l'autorité de la responsable du service de formation, vous serez en charge de la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits, du dossier de candidature à la délivrance du diplôme.
Appréciant l'environnement universitaire, vous travaillerez en lien avec les équipes pédagogiques ainsi que la responsable et les gestionnaires du bureau de scolarité.

Activités principales :

- Accueillir et informer les étudiants des différentes formations.

- Organiser la rentrée : participer à la journée d'accueil avec l'équipe pédagogique, diffuser des documents etc.

- Gérer et suivre les inscriptions administratives et pédagogiques.

- Organiser les examens : gérer le calendrier, les convocations, le procès-verbal, recueillir les sujets, saisir les notes, participer à la commission du jury de délibération, éditer les relevés de notes etc.

- Participer à la gestion des stages et suivre les conventions/agréments.

- Gérer les candidatures des étudiants français et étrangers / vérifier les pièces, élaborer des PV de commission, saisir les avis.

- Gérer les parcours de formation (SIDES UNESS).

- Assurer la gestion pratique et logistique des formations : réservation de salles, planning...

- Participer aux événements de la scolarité : concours PASS, concours ECNi avec l'ensemble du personnel du service formation.

Restriction ou contraintes liées au poste :

La prise de congés est à privilégier pendant les interruptions pédagogiques et une certaine adaptabilité horaire (ponctuelle) peut être demandée lors d'événements ou pics d'activités.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Rôle, organisation et fonctionnement de l'UGA, Réglementation de la scolarité,Maîtriser les logiciels bureautiques, Connaître les bonnes pratiques administratives, Savoir accueillir et informer, Recueillir et transmettre des informations orales,Recueillir et transmettre des informations écrites, Se former rapidement aux logiciels métier, Savoir prioriser et planifier ses activités, Organisation, qualités relationnelles et autonomie

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.