Responsable Administratif - Administrative du Bureau du Premier Cyc H/F - Universite Cote d Azur

Nous recherchons notre futur/e responsable administratif/ve du bureau du premier cycle des études médicales !

Sous l'autorité directe de la cheffe du service de scolarité et en lien avec les différents services de l'UFR, la responsable administrative ou le responsable administratif du bureau du premier cycle des études médicales assure des fonctions d'encadrement, se charge de la gestion administrative dans le respect des règles et des procédures relatives aux étudiants du premier cycle de la formation médicale et apporte son appui dans les activités d'information et de documentation du service scolarité. Dans un objectif de mutualisation et de continuité de service, elle ou il pourra être amené.e à gérer d'autres formations, notamment dans le cadre de l'évolution de l'UFR Médecine vers une UFR de Santé et sciences médicales.

Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.

Vos missions :

Vous animerez et encadrerez une équipe de 2 gestionnaires de scolarité
Vous organiserez et superviserez l'activité du département
Vous traiterez en collaboration avec la cheffe de scolarité les dossiers transversaux
Vous organiserez les examens des formations paramédicales et veillerez au bon déroulement des épreuves
Vous assurerez l'accueil, l'information et l'orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants
Vous assurerez la gestion administrative des opérations de recrutement des étudiants notamment les Commissions Pédagogiques (e-candidat) ; les inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées (APOGEE)
Vous établirez les conventions de formation professionnelle continue et individuelle
Vous gérerez l'organisation matérielle des examens ainsi que la préparation et l'organisation matérielle des jurys
Vous participerez aux préparations des travaux de réunions et des commissions ; au suivi des heures complémentaires, à la vérification des dossiers des vacataires et au paiement des heures réalisées (OSE)
Vous assurerez le relais entre les équipes pédagogiques et les étudiants
Vous travaillerez en étroite relation avec les établissements et organismes de santé
Vous établirez des tableaux de bord et de suivi
Vous contribuerez aux actions de communication de l'UFR et participerez aux autres événements de l'UFR (examens, ED, ECOS,.).

Ce poste est fait pour vous si :

Vous possédez :
Des connaissances générales des techniques de gestion administratives et pédagogiques ; la réglementation qui régit les études médicales et paramédicales
Un bon sens relationnel
Des connaissances de la politique sociale au bénéfice de l'étudiant : bourses, logement... ainsi que la réglementation en vigueur en matière de scolarité.

Vous maitrisez :
Les outils Apogée, ADE, e-candidat, OSE ainsi que les logiciels bureautiques courants : Word, Excel...

Vous êtes en capacité :
De faire preuve d'autonomie, d'organisation et d'adaptabilité
D'encadrer et animer une équipe

Rémunération et avantages sociaux :

Rémunération contractuels (hors variables) : à partir de 1 658,34 € nets (avant PAS), selon profil
Congés : 45 jours de congés annuels
Télétravail : 2 jours/semaine
Prise en charge partielle des frais de transport domicile-travail
Prise en charge partielle des frais de mutuelle
Accès aux restaurants et cafétérias du CROUS avec tarif privilégié
Billetterie loisirs et sorties à tarifs préférentiels

Experience : 3 An(s)

Compétences : Législation sociale, Contrôler et faire appliquer le respect de dispositions légales et réglementaires, Mettre en place des solutions d'amélioration de la performance, Piloter des opérations liées à la gestion des emplois et des compétences, Réaliser la gestion administrative du personnel

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.