Gestionnaire d'Opérations Immobilières - Chargé·e de Gestion Administrative - Site H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Mission :

Participer à la mise en oeuvre et au suivi de la programmation immobilière (construction, rénovation) à travers les différentes étapes : montage, suivi financier et administratif pour répondre d'une part aux objectifs du projet d'établissement et d'autre part, aux différents besoins des pôles hébergement, restauration, services culturels et administratifs.

Assistance au montage d'opérations immobilières :
- Consultation des différents intervenants, établissement de calendrier

Exécution des procédures de marchés
- Relecture et vérification des dossiers de consultation
- Préparation et suivi de la publication des marchés sur les différents supports et la plateforme de dématérialisation
- Réception et ouverture des candidatures et des offres des entreprises
- Préparation de l'analyse des offres
- Courriers d'attribution ou de non attribution des marchés
- Notification des marchés
- Gestion des avenants et des actes de sous-traitance

Consultations et passation des commandes pour les travaux et fournitures hors marchés :
- Consultations pour les missions de contrôle technique, de coordonnateur SPS
- Demandes de devis et commandes pour les travaux de faibles montants
- Définition des besoins pour des marchés de fournitures et de services

Suivi administratifdes opérations immobilières :
- Information des différents responsables de pôles.
- Etablissement et rédaction des actes administratifs nécessaires à la vie d'une opération (permis de construire, autorisations de travaux...)
- Participation aux réunions de chantier

Facturation des opérations immobilières
- Vérification et saisie des factures des marchés, des différentes missions rattachées aux marchés, liquidation des factures.

Suivi financier des opérations immobilières :
- Mise à jour du tableau de suivi du budget
- Suivi des coûts de chaque opération
- Suivi des retenues de garantie
- Tenue du tableau de bord financier (budget, AE, CP, Engagement, dépense nette, solde) par financeur et par opération.
- Aide à l'établissement des appels de fonds à réaliser auprès des différents financeurs

Participation à l'élaboration du budget :
- Récolter les informations
- Saisie des documents en collaboration avec le responsable administratif et financier et son adjointe.

Gestion administrative :
- Rédaction et frappe de courriers du service
- Classement et archivage de documents de marchés
- Classement et archivage des factures
- Accueil téléphonique des interlocuteurs de la sous-direction : maîtres d'oeuvre, entreprises, autres services du Crous, etc.
- Renseignements aux entreprises sur les marchés en cours
- Transmission de documents vers les unités de gestion