Chargé de Gestion Administrative et Financière H/F - IFPRA

Finalité :
Le chargé-e de gestion administrative et financière est chargé(e) des opérations administratives et financières des différentes missions du pôle administratif et financier de l'IFPRA.

Catégorie statut : Contractuel B
Résidence administrative : Pôle administratif et financier IFPRA Mont Saint Aignan

Missions principales :
Gestion des commandes : vérification des crédits disponibles, demande de devis, saisie des engagements juridiques (bons de commande), passer les commandes, suivi de la bonne exécution, réception des articles et constatation du service fait, vérification de la facture, et saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion.

Gestion des frais de déplacements : réception et vérification des états et justificatifs, création des agents, saisie le logiciel de frais de « déplacement », édition des états, mise à la signature de l'ordonnateur, saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion

Suivi des conventions et contrats divers : lecture, suivi du circuit des signatures, suivi de la réalisation, contrôle de cohérence facture.

Rémunération des intervenants : réception et vérification des états de services faits, vérification de la complétude des dossiers (fiche de renseignements, RIB, lettre d'engagement en vacations ou autorisation de cumul), saisie dans GRANI

Numérisation de toutes les pièces justificatives de dépenses et recettes à rattacher à chaque demande de paiement dans le logiciel de gestion (factures, bon de livraison, conventions, états de frais de déplacement, justificatifs de repas/d'hébergement, péages, parking...)

Participe à la tenue d'un tableau de suivi budgétaire récapitulant toutes les dépenses (personnel, fonctionnement, interventions, investissements)

Participation à l'élaboration des bilans financiers

Dépôt et retrait de factures sur Chorus

Numérisation de toutes les pièces justificatives (convention, liste d'émargement, notification)

Classer et archiver

S'assurer de la mise en oeuvre des recommandations conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.

Participer aux réunions de travail

Réception et enregistrement du courrier

Relations hiérarchiques :
Le chargé-e de gestion administrative et financière est placé. e sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'IFPRA Normandie et est rattaché. e fonctionnellement au Directeur Administratif et Financier de l'IFPRA

Connaissances :
- Connaitre la logique comptable et la gestion budgétaire publique
- Maitriser l'outil informatique et les moyens de communication
- Posséder des qualités rédactionnelles

Profil professionnel :
- Discrétion professionnelle
- Capacités de travail en équipe
- Capacités d'adaptation aux situations
- Rigueur et organisation

Compétences opérationnelles :
- Savoir construire et suivre un tableau de bord
- Techniques d'analyse et de contrôle
- Techniques organisationnelles et de définition des priorités
- Techniques rédactionnelles de mails, courriers et autres productions administratives
- Savoir alerter et rendre compte

Experience : Débutant accepté

Compétences : Fiscalité, Élaborer, suivre et piloter un budget, Superviser la gestion financière

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.