Gestionnaire Administratif Polyvalent H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Le gestionnaire administratif et financier est placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière générale de l'unité.

MISSIONS

Le·La gestionnaire assure des fonctions polyvalentes d'assitance technique et logistique à l'UMR. Il-elle réalise des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures. Il-elle participe activement à la vie collective de l'équipe.

ACTIVITES PRINCIPALES

Assistanat et gestion administrative
- Assurer le secrétariat du centre et principalement de sa direction : Accueil et filtrage téléphonique, gestion des agendas, rédaction et mise en forme de documents
- Participer à la gestion financière de la structure en appliquant les procédures dédiées
- Assurer le suivi et la gestion de dossiers administratifs variésà destination des membres du centre, des tutelles et des partenaires tels que le Labex TEPSIS et sa plate-forme de publication POLITIKA.
- Classer et archiver les informations liées à l'activité du CESPRA (séminaires, colloques, publications, courriers...)

Communication
- Participer à l'organisation de colloques, réunions, conseils de laboratoire : réservations diverses, gestion des pauses, envoi d'invitations, suivi, affichage
- Mettre à jour le répertoire général du CESPRA et les listes de diffusion
- Elaborer avec la chargée de communication du CESPRA des supports de communication (affiches, chevalets, dépliants) pour promouvoir l'activité de l'unité (invités du CESPRA, appels à communication, journées doctorales)
- Mettre en place un réseau de communication interne dans le cadre de l'activité des groupes

Organisation
- Gérer les fournitures, clés, badges restaurant administratif, adresses électroniques, distribution du courrier, gestion administrative de la téléphonie, gestion ordinateur portable, vidéoprojecteur, adaptateurs, connectique

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances
- Connaissance du contexte de l'enseignement supérieur
- Connaissance générale des techniques de secrétariat
- Connaissance des règles de gestion financières et comptables dans un établissement public
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Rassembler, traiter et sélectionner l'information pertinente
- Maîtriser les techniques d'expression écrite
- Anglais intermédiaire
Afficher la suite
Compétences opérationnelles
- Utiliser les techniques de classement et d'archivage
- Maîtriser les outils bureautiques, en particulier Excel et Word
- Utiliser les outils de gestion, en particulier SIFAC et RESEDA(formation possible)
- Planifier son activité, anticiper et gérer les urgences
- Savoir informer et rendre compte

Compétences comportementales
- Sens de la confidentialité
- Travailler en équipe
- Sens de l'initiative
- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité

PROFIL RECHERCHE
- Bac exigé pour les agents contractuels
- Expérience souhaitée dans le domaine d'activité