Assistant Administratif H/F - Aix Marseille Université

Assurer le suivi de l'allocation des ressources pour les 121 structures de recherche (ex : gestion des arrêtés attributifs, conventions de reversement).
Instruire les conventions des unités de recherche multi-tutelles en collaboration avec les experts juridiques et les partenaires cotutelles des unités.
Préparer et suivre les évaluations des unités de recherche par le Haut Conseil de l'évaluation de la recherche et de l'enseignement supérieur.
Collecter les données de publications dans HAL AMU par unité de recherche afin d'évaluer annuellement le bonus de performance des unités.
Organiser, alimenter, mettre à jour et fiabiliser les données institutionnelles concernant les effectifs, les règlements intérieurs, et les surfaces occupées par les unités, en coordination avec les différentes acteurs.
Concevoir et alimenter des tableaux de bord, identifier des indicateurs, en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques, et extraire des données des systèmes d'information pour répondre aux besoins du vice-président recherche, de la Directrice Générale des Services et de la direction.
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure.
Assurer la circulation de l'information, communiquer efficacement, et accompagner les interlocuteurs des unités de recherche, des autres directions, des structures d'AMU, et des partenaires extérieurs dans leurs démarches.
Suivre l'évolution de la réglementation relative à la vie institutionnelle de la recherche.

Comprendre l'environnement institutionnel et la culture dans le domaine de la recherche.
Appréhender le statut, l'organisation et les circuits de décision des établissements d'enseignement supérieur.
Posséder des notions juridiques.
Savoir-faire

Savoir organiser et planifier les tâches, souvent en situation d'urgence et en polyvalence.
Gérer efficacement la circulation de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes.
S'adapter aux évolutions organisationnelles.
Maîtriser les outils de bureautique, en particulier les tableurs.
Savoir rendre compte et rédiger clairement.
Savoir être
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Développer des qualités de communication et de dialogue pour collaborer efficacement en interne avec les structures de recherche, les composantes, et les autres directions, ainsi qu'en externe avec les partenaires.
Faire preuve de rigueur.
Posséder un sens aigu de l'organisation et travailler en autonomie.
Maintenir la confidentialité.