Assistant Administratif·ive du Pôle Administratif de la Coordination Petite Enfance H/F - Fonction publique Territoriale

Assurer la qualité de l'accueil du suivi administratif ainsi que l'accueil des familles.
- Assurer le secrétariat de la coordination et la préparation de la commission

Placée sous l'autorité directe de la coordinatrice administrative adjointe, vous avez pour missions :
- Accueillir les familles et les personnes se présentant au pôle petite enfance.
- Gérer les appels téléphoniques du pôle petite enfance et de la coordination petite enfance, le courrier aux familles, la boîte mail commune.
- Assurer la gestion du portail famille : réponse aux familles, validation des demandes d'inscriptions,
- Préparer les courriers de réponses aux familles et les déposer sur le parapheur électronique.
- Préparer les dossiers d'admission : de la saisie au calcul du forfait.
- Vérifiez la complétude des dossiers d'admission, signature du forfait ainsi que les mises à jour si nécessaire.
- Préparer la facturation : En cas de dysfonctionnement du système d'enregistrement des heures d'arrivées et de départ des enfants préparer et saisir les feuilles de présence des enfants : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences...) Si enregistrement par le système de badgeage : vérification pour chaque enfant des horaires régularisations des présences et des absences...)
- Transmission dans les délais au service Régie des éléments de la facturation.
- Préparer les différents supports de présentations des éléments pour la CAF
- Apporter les différents éléments aux directrices des différentes structures pour qu'elles puissent établir le rapport d'activités.
- Prendre des notes et rédiger les comptes-rendus lors des réunions.
- Pour la crèche familiale : préparer les fiches de présence si badgeage par le système impossible.
- Effectuer le classement, l'archivage ainsi que les commandes de fournitures pour le pôle.
Vous serez détaché ponctuellement sur des missions de secrétariat pour la coordination Petite Enfance.
- Courriers, tableaux, commandes.
Vous serez détaché des missions habituelles sur une période précise de janvier à mai de chaque année afin de préparer la commission d'admission des enfants en crèches et d'assurer ensuite le suivi en collaboration avec la coordination petite enfance.
- Avant chaque commission : mis à jour de chaque dossier de demande, envoi des mailings aux familles relance téléphonique. Préparation de la liste pour la commission.
- Après la commission, suivi des attributions et des refus, réattribution des places selon les directives de la coordination petite enfance.

Contexte :
- Assurer le lien administratif entre les familles et les structures petite enfance.
- Assurer correctement la préparation de la commission.
Obstacles à réaliser ou défis à surmonter (que doit atteindre l'agent pour accomplir cette mission) -
- Polyvalence des missions
- Organiser son travail en planifiant et hiérarchisant l'ensemble des tâches confiées
- Pratiquer l'écoute active et faire preuve d'empathie avec les familles.
Autonomie donnée :
- Organisation des missions.
- Polyvalence concernant les missions du poste d'assistante administrative pour chaque agent du pôle.
Connaissances et qualités requises :
- Diplôme et expérience dans le domaine du secrétariat.
- Maîtrise de l'outil bureautique indispensable, connaissance du logiciel Babicarte appréciée.
- Devoir de discrétion et respect du secret professionnel.
- Rigueur comptable et bonne qualité rédactionnelle
- Sens de l'accueil et de la communication
- Présentation soignée.
- Qualités organisationnelles.
- Sens important du travail en équipe
- Sens des responsabilités et réactivité
- Gestion des priorités esprit d'initiative
- Autonomie, dynamisme.