Secrétaire de Département de Formation H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous la responsabilité du chef de département, vous aurez à exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de votre structure, à recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de celle-ci. Vous informerez et orienterez dans leurs démarches les interlocuteurs internes (étudiants, enseignants, vacataires d'enseignement) et externes (artisans, livreurs...)

Vos activités principales seront les suivantes :

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Alimenter le site web et proposer des contenus pour les réseaux sociaux (Instagram, LinkedIn)
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Classer et archiver des documents

Vous êtes débutant-e ou bien vous avez déjà une première expérience dans le domaine du secrétariat. Vous seriez apte à appliquer la réglementation imposée dans votre domaine d'activité et à utiliser les logiciels spécifiques à celle-ci. Vous savez vous adapter à votre environnement et actionner un réseau professionnel.

Vous disposez des compétences requises en gestion administrative :
- Techniques d'accueil téléphonique et physique, prendre des messages
Afficher la suite
- Techniques de communication
- Techniques d'élaboration de documents, rédiger des rapports
- Culture internet et réseaux sociaux
- Maîtrise des outils bureautiques
- Retranscription des informations orales à l'écrit
- Enregistrement et classement des documents

Enfin, vous avez des qualités relationnelles et vous avez une aisance à travailler en équipe. Vous êtes organisé-e dans votre travail, réactif-ve et vous savez rendre compte à votre hiérarchie.