Secrétaire au Sein du Service Activités des Élus - Villetaneuse H/F - Fonction publique Territoriale

? OBJECTIFS DU POSTE

Au sein du service organisation des activités des élus, il/elle assure en priorité l'accueil, l'orientation, les renseignements aux publics.

? POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE

* Rattachement hiérarchique au responsable de l'organisation des activités des élus
? RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FREQUENTES

* Les élus
* Ligne hiérarchique directe
* Les administrés
* L'ensemble des services municipaux
* L'ensemble des partenaires institutionnels
* Les partenaires associatifs

? ACTIVITES PRINCIPALES

* Assister la responsable du service : préparation et gestion de dossiers spécifiques
* Assurer l'accueil physique et téléphonique des habitants et des différents interlocuteurs des élus
* Assurer le suivi administratif du service : gestion du courrier, suivi des plannings, gestion des dossiers, rédaction de notes de service, actes administratifs (délibération, décision, arrêté, convention), relations avec les partenaires
* Assurer les tâches administratives relatives à l'organisation des réunions et du fonctionnement du secrétariat des élus
* Etablir et mettre à jour les différents dossiers (tri, classement, enregistrement, expédition des dossiers...)
* Garantir la gestion du courrier « Arrivée »
* Participer à l'enregistrement du courrier « Arrivée » de la mairie et en garantir sa gestion dans le respect des procédures internes
? CONDITIONS D'EXERCICE

* Poste à temps complet : 35 heures 30 hebdomadaires avec RTT (3 jours/an) : du lundi au vendredi de 8h30 à 12h00 et de 13h30 à 17h00 (17h30 le lundi). Heures supplémentaires possibles selon nécessité de service et récupérables.
* Absences et congés à planifier en alternance avec la Responsable
* Prévention médicale requise :
? Travail sur écran informatique (80% du temps).

? SAVOIR-FAIRE REQUIS

* Sens de l'organisation, rigueur et maîtrise des délais.
* Sens du service public.
* Sens de l'écoute et de la réserve.
* Maîtrise des outils bureautiques.
* Qualité rédactionnelle.
* Connaissance du fonctionnement des instances municipales et des circuits de décision.
* Connaissance des procédures administratives (arrêté, décision, délibération, contrôle de légalité, convention...)
* Connaissance des règles de comptabilité publique, engagements comptables, etc.
* Capacité de travail en équipe.

? EXPERIENCE CONSEILLEE POUR L'EXERCER

* Expérience souhaitée sur poste similaire.
* Formation niveau Bac secrétariat bureautique.