Secrétaire Pédagogique H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Pour les services d'enseignement :

Accueil et gestion courante du service
- Accueil et information auprès des étudiants·es et des enseignants·es : physique et téléphonique ;
- Animation du lieu de vie (affichage, interface avec les services prestataires : entretien des locaux, maintenance, logistique...).

Pour les étudiants·es :
- Gestion du dispositif de prêt de matériel aux étudiants·es du master MEEF (livres, matériels...) ;
- Suivi de l'état des inscriptions des étudiants·es, rappel aux retardataires ;
- Aide aux procédures d'inscriptions administratives à l'université;
- Délivrance des certificats d'inscription, attestation de réussite, etc. ;
- Participer à la cérémonie de remise des diplômes des masters MEEFS et à toutes réunions préparatoires de l'évènement.

Pour les enseignants·es :
- Suivi des plannings, réservation des salles et du matériel.
- Organisation du contrôle des absences (préparation et vérification des listes d'émargements, distribution pour chaque séance de cours, archivage, bilan)
- Gestion des tirages des polycopiés et photocopies en lien avec le service de reproduction, et réalisation de photocopies in situ.

Assistance aux responsables des trois éléments de formation :
- Lien avec les fournisseurs·ses (réception des commandes, intervention)
- Faciliter la circulation des informations entre tous les acteurs·rices du système : responsables des éléments de formation, enseignants·es, étudiants·es, service de formation des enseignants de la faculté des sciences, pôle de formation des enseignants·es de l'université Paris-Saclay ;
- Graduate School Education, Formation, Enseignement (GS EFE), INSPE et Rectorat de Versailles
- Rédaction et envoi de courriers divers, listes des étudiants·es, planning des étudiants·es, planning et préparation des jurys, planning des 1 et 2 sessions d'examens ;
- Gestion et suivi des conventions de stages en établissements scolaires (en lien avec l'INSPE et le rectorat);
- Veille sur les informations relatives aux inscriptions universitaires, aux inscriptions aux concours;
- Passage, suivi et réception des commandes;
- Aide au recrutement des étudiants·es.

Secrétariat Apogée :
- Inscriptions pédagogiques ;
- Recueil et centralisation des notes ;
- Saisie des notes sur Apogée, édition des procès-verbaux et des relevés de notes.

Pour le service de formation des enseignants·es :
- Gestion des dossiers d'heures complémentaires pour les intervenants·es externes et internes du master, lien avec le service RH ;
- Gestion et suivi des dépenses, lien avec le service financier, maîtrise des commandes publiques;
- Réponde à la demande de remontées informationnelles;
- Participation aux réunions d'information et de coordination des secrétariats pédagogiques des filières d'enseignement.

Connaissance, savoir :
- Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, messagerie...)
- Utilisation d'un ENT (annonces, dépôt de documents...) via la plateforme e-Campus
- Utilisation des outils numériques propres à l'université
- Connaissance du logiciel Apogée (saisie de notes, édition de PV, édition de relevés de notes)

Savoir-faire :
- Qualités d'organisation et d'autonomie,
- Qualités rédactionnelles (courrier, notes d'information...)
- Rigueur et sens de la réserve

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Savoir-être :
- Goût des relations publiques (contact avec les étudiants·es, les enseignants·es, les services internes
- Ponctualité, Dynamisme et motivation