Assistant Ressources - Service Europe2 H/F - Ministère de l'Europe et des affaires étrangères

Description synthétique du poste

Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du service Europe 2 (dont missions de l'Europe méditerranéenne et de l'Europe occidentale et nordique)

Activité principale
- Accueil des visiteurs ;
- Accueil téléphonique et gestion des appels ;
- Gestion de l'agenda du chef de service et des chefs de mission ;
- Préparation des dossiers en liaison avec les rédacteurs (visites bilatérales/déplacement des ministres) ;
- Organisation logistique des consultations entre la Secrétaire générale et ses homologues en lien avec le secrétariat SG ;
- Organisation et suivi des missions du chef de service, des chefs de missions, des rédacteurs et adjoints (notilus et suivi du budget) ;
sur Notilus ou de réunions (réservation de salles, envoi des convocations) ;
- Classement et archivage de documents (notes, bordereaux d'envoi, notes verbales...);
- Enregistrement et archivage de documents sur le portail Diplomatie ;
- Tri et suivi du courrier
- Gestionnaire Sagha (agents du service Europe 2) ; procédures de prise de fonction des nouveaux agents.

Profil statutaire du poste

Détachement sur emploi :
- Agent titulaire de la fonction publique de catégorie C - rémunération en fonction de l'indice majoré et du groupe de prime associé au poste Autres voies de recrutement :
- Agent titulaire de la fonction publique de catégorie C en détachement sur contrat - agent contractuel recruté en CDD, avec une rémunération selon expérience et qualifications, dans une fourchette allant de 24 072 € à 37 380 € annuels bruts

Durée d'affectation attendue
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Détachement sur emploi : détachement d'1 an puis renouvellement de 2 ans, puis dernière année Par contrat : détachement sur contrat ou contrat à durée déterminée jusqu'au 31 août 2027, renouvelable

Compétences attendues
Connaissance
- Gestion administrative et budgétaire - Pratique
- Gestion de l'information - Maîtrise
- Ministère et ses réseaux - Maîtrise
- Techniques de communication - Maîtrise
- Techniques de rédaction - Pratique

Savoir-faire
- Accueillir une personne, du public - Expert
- Assister - Maîtrise
- Maîtriser les délais - Expert
- Mettre en forme un document - Maîtrise
- Rechercher des données, des informations - Maîtrise
- Rendre compte - Expert
- Travailler en réseau - Expert

Savoir-être
- Aptitude à l'écoute - Expert
- Etre autonome - Expert
- Etre rigoureux - Expert
- Faculté d'adaptation - Expert
- Faire preuve de discrétion - Expert
- Réactivité - Expert
- Sens de l'organisation - Expert

Compétence outil
- Bureautique - Expert