Agent de Secrétariat Confirmé H/F - Ministère des armées. Liberté, égalité, fraternité.
- Versailles - 78
- Fonctionnaire
- Ministère des armées. Liberté, égalité, fraternité.
Les missions du poste
La structure intégrée du maintien en condition opérationnelle des matériels terrestres (SIMMT) est chargée de garantir la mise à disposition des équipements en service nécessaires aux forces et d'assurer le maintien du potentiel des parcs de matériels qu'elle gère jusqu'à leur élimination tout en maîtrisant les coûts de maintien en condition opérationnelle (MCO).
La sous-direction des opérations (SDO) permet aux armées et services interarmées de disposer des matériels terrestres, dont ils ont besoin, pour remplir leur contrat opérationnel.
La division coordination des parcs (DCP) émet des directives pour les sujets d'ordre physico-budgétaires, maintenance, méthodes et de politique des parcs.
Affecté au secrétariat de la direction de la DCP, l'agent dépend du chef du secrétariat. Ses missions consistent à recueillir les informations nécessaires à l'ordonnancement des travaux et activités majeures confiés à la division, à garantir le traitement, l'enregistrement du courrier "départ" pour mise à la signature ainsi que du courrier arrivé pour mise à la lecture et diffusion interne, du chef de la DCP et des chefs de domaines rattachés. Il participe également à la mise en forme de documents écrits dans le respect de la charte graphique et aux diverses tâches de secrétariat, telles que les commandes de fournitures de bureau, l'accueil téléphonique et physique de personnels extérieurs à la division.
Enregistrer, diffuser et classer le courrier départ arrivée, suivre ou préparer les dossiers confiés, gérer les communications.
Assurer la saisie d'informations et leur mise en forme en tenant compte de la nature du document et de la charte graphique en vigueur.
Déterminer le mode d'enregistrement, le support, les références selon le type de texte, les traitements ultérieurs prévus, le système de classement ad.
Assurer la reprographie de documents, préparer les enregistrements et diffusions prévus.
Gérer les demandes de permissions, congés, ordres de mission, etc.
Assurer diverses tâches de secrétariat (réservation de salles, de véhicules).
Utiliser les logiciels particuliers tels que CONCERTO, GAT, ARTÉMIS, ÉLISE, NEMO, etc. (à l'avenir, COR@IL et PCA).
Recueillir des informations générales au sein de la SIMMT afin d'en assurer la diffusion au sein de la division.
Etablir les commandes, réceptionner et stocker les fournitures de bureau.
Contribuer à la gestion des documents classifiés.
Assurer la logistique des manifestations organisées.
Suivi des demandes particulières (télétravail, aménagement d'horaires...).
Contribution aux processus RH (notamment cartes CIMS).
Le profil recherché
Il serait apprécié d'avoir une connaissance du fonctionnement d'un secrétariat de direction ; connaissance de la réglementation et des statuts pour le management du courrier RH ; de maitriser les outils informatiques.