Gestionnaire Administratif·ve H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions du poste

Au sein de l'Université de Lille, l'imprimerie centrale est située sur le campus Pont-de-Bois à Villeneuve d'Ascq et est composée
d'une équipe de 16 personnes. Ses missions sont l'impression de la pédagogie et sujets d'examen, de documents internes de
communication, de grands formats, de revues et ouvrages scientifiques pour les différentes composantes et écoles.
Le/la gestionnaire administrative est rattaché-e à la directrice de l'imprimerie centrale. il/Elle épaule la responsable dans les
activités de :
- Gestion financière du service : facturation des travaux d'impression noir et blanc et couleur, des presses universitaires du
Septentrion et extraction de la facturation via la plateforme de commande en ligne pour la DAF.
- Établissement des devis d'impression pour les clients internes et externes.
- Établissement des reportings pour la DAF et régularisation des commandes internes via la future plateforme web to print
EasyRepro
- Déclaration des revues et des dépôts légaux
Le/la gestionnaire administrative assure également l'accueil physique et téléphonique, l'orientation des interlocuteurs internes et
externes et le suivi confidentiel des sujets d'examen.

Activités principales et associées
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité administrative et financière
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
- Classer et archiver les documents

Compétences requises

Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur
Connaissance du fonctionnement d'une imprimerie serait appréciée
Connaissance des techniques de communication

Savoir-faire opérationnels

Savoir gérer son activité en respectant les délais et sous pression
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie et de diplomatie
Utiliser les logiciels bureautiques (Excel et Word) et ceux spécifiques à l'activité
Mettre en oeuvre une démarche qualité
Afficher la suite
Savoir-faire comportementaux

Sens de l'organisation
Rigueur / fiabilité
Sens relationnel
Disponibilité