Gestionnaire Administratif H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Sous l'autorité hiérarchique de la responsable administrative et financière de l'UR, le/la gestionnaire administratif.ve (H/F) contribue au secrétariat et à la gestion administrative des dossiers de l'UR. La personne assure l'interface entre les personnels affectés à l'UR et les différents services internes et externes à l'UTT en matière de gestion administrative : Service Pilotage et Affaires Financières (SPAF), agence comptable, Direction du Numérique, Direction du patrimoine et de la logistique, service entretien, accueil, bureau d'aide à l'insertion professionnelle, DRH, Direction de la Formation et de la Pédagogie (DFP), fournisseurs, autres universités en France ou à l'étranger (conventions...).

Activités principales :
Accueil physique et téléphonique
Accueil et gestion des personnels de l'UR (arrivées, départs, installations, suivi des contrats, des conventions, des comités de sélection en relation avec la DRH)
Diffusion des informations aux personnels de l'UR
Gestion du courrier
Réalisation des comptes rendus de réunions
Saisie et suivi des commandes et des missions
Organisation, alimentations, mise à jour des bases de données relatives à la gestion de l'UR (hors projets)
Gestion logistique : locaux, matériels informatiques et mobiliers, fournitures, équipements et autres besoins
Interface avec les services supports en interne
Aide et soutien à l'organisation des séminaires et colloques en interne...
è Toutes ces activités se déclineront par rapport aux deux tutelles du laboratoire, à savoir l'UTT et le CNRS.

Compétences essentielles du poste :

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
Techniques d'élaboration de documents
Techniques de communication
Connaissances en Gestion Budgétaire et Comptable Publique
Langue anglaise : B1 est un plus

Savoirs faireopérationnels :

Maîtriser les outils bureautiques
Savoir s'adapter à l'utilisation de logiciels spéciques à l'activité
Assurer le suivi des dépenses
Rédiger des comptes rendus et divers supports écrits
Savoir hiérarchiser et prioriser les tâches en fonction du calendrier et de l'activité du service
Savoir anticiper et respecter les délais
Savoir rendre compte
Communiquer et assurer la bonne circulation de l'information au sein du service et au-delà ; Faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe