Adjoint au Responsable du Service Population H/F - Mairie

Située en région Occitanie, dans le département du Tarn, à 20 km d?Albi et 60 km de Toulouse, Gaillac est une ville active (de plus de 16 000 habitants) et dynamique avec ses 3 musées de France, sa riche programmation culturelle et son tissu associatif très développé.
Cité de briques rouges gorgée de soleil, elle s?inscrit dans une forte identité viticole, avec son vignoble millénaire.La ville de Gaillac recherche un ADJOINT AU RESPONSABLE DU SERVICE POPULATION H/F, en charge de l'état civil, du funéraire, des élections, des formalités administratives et de la gestion des titres sécurisés.

Le service comprend 7 agents placés sous l'autorité de la Responsable du Service Population

Autonomie et Responsabilité :
Missions définies, suivies et évaluées par le supérieur hiérarchique ;
Délégation de fonction d'Officier de l'état civil ;
Délégation de signature pour les autorisations des opérations funéraires ;
Délégation de signature pour les actes d'état civil et les formalités administratives, la gestion des listes électorales, les titres sécurisés ;
Reçoit des instructions du Procureur de la République ;
Garant de la confidentialité et de l'authenticité des actes ;
Responsabilité civile et professionnelle de l'agent liée à la rédaction des actes ;
Placé sous le contrôle hiérarchique du Préfet (mission des titres sécurisés).

Conditions d'exercices :
Travail en bureau, déplacements éventuels sur le territoire communal.
Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d'ouverture au Public.
Permanences ponctuelles lors des élections.

Relations Fonctionnelles :
Interne : conseiller auprès des officiers d'état civil, coordination avec les agents du service...
Externe : lien permanent avec le parquet civil (Tribunal Judiciaire d'Albi), les publics, les opérateurs funéraires...

MISSION GÉNÉRALE :
Assister le responsable de service dans l'organisation quotidienne du service et sur les missions dédiées.
Mise en oeuvre de la politique d'accueil des usagers en mairie;
Participer à l'amélioration du service rendu au public.

MISSIONS PRINCIPALES
Gestion de l'État civil
Assurer les rendez-vous pour les dépôts de dossiers, réceptionner les déclarations.
instruire, saisir et établir tous les actes : naissances, reconnaissances d'enfant, changement de nom, changement de prénom, mariages, décès.
Instruction et signature des PACS.
Tenue administrative des registres, mise à jour sous le contrôle du Procureur de la République.
Délivrance des copies ou extraits d'actes d'état civil et mise à jour des livrets de famille.

Gestion des élections et de l'organisation des scrutins
Assurer la mise à jour du fichier électoral (inscriptions, radiations)
Participer à la mise en oeuvre des opérations de vote (gestion matérielle et administrative)
En l'absence et/ou sous le contrôle du Responsable du service, assurer la lien avec les élus et les services de l'Etat (Préfecture)

Pilotage de l'activité funéraire et supervision des six cimetières municipaux
Instruction des demandes des opérations funéraires (demandes d'inhumation, d'exhumation)
Délivrance, suivi et mise à jour des titres de concession,
Planification annuelle et suivi des travaux et des aménagements en lien avec les agents techniques et les prestataires,
Suivi des reprises administratives de concessions,
Assurer la coordination avec les agents de surveillance des cimetières.

AUTRES MISSIONS :

Gestion et supervision des formalités administratives
Gestion de la délivrance des attestations d'accueil,
Recensement militaire, légalisation de signatures et certification matérielle de documents.
Gestion et supervision de la délivrance des titres d'identité sécurisés sur instruction de l'Agence Nationale des Titres Sécurisés et de la Préfecture.

Management intermédiaire
En l'absence du chef de service, coordination avec les 6 agents du service (dont 4 agents administratifs et 2 agents techniques).

Etude et veille juridique
Gestion administrative, juridique.
Gestion budgétaire et financière suivi, contrôle budgétaire et financier.

Évaluation - qualité - contrôle
Organisation et mise en oeuvre possible de dispositifs d'évaluation et de démarche qualité.

Expériences sur poste similaire souhaitées.
CDD de 12 mois renouvelable
Prise de poste 01/09/2025

Experience : 12 Mois

Compétences : Connaissance juridique, rédaction et de délivrance des actes d'état civil, Statut de la Fonction Publique Territoriale, Code électoral, Code civil, législation funéraire

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Respecter ses engagements, assumer ses responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.