Assistant en Centre de Formation H/F - Cfi Formation

École de gestion - École de commerce - Secrétariat médical
Pour postuler : connectez-vous sur www.cfiformation.fr - référence de l'offre et déposez votre CV.Notre CFA, CFI Formation, situé à Clermont-Ferrand recrute son ou sa futur(e) assistant(e) / office manager !

Vous êtes une personne organisée, proactive et polyvalente ? Vous avez un excellent sens de l'accueil et aimez contribuer au bon fonctionnement d'une structure ? Alors ce poste est fait pour vous !

En tant qu'Assistant.e Polyvalent.e / Office Manager, vous serez le pilier de l'accueil et de la gestion administrative de notre CFA, contribuant ainsi activement à la vie quotidienne de notre centre.

Vos missions principales s'articuleront autour de deux axes :
1. Gestion Administrative :
Accueil : Vous serez le premier contact de nos visiteurs, assurant l'accueil physique et téléphonique, renseignant et documentant les prospects et candidats potentiels, et planifiant les rendez-vous.
Gestion du courrier et des mails : Vous assurerez le traitement et la diffusion de toutes les communications.
Tâches administratives diverses : De la réalisation d'outils à la mise en forme de documents, en passant par la rédaction de comptes-rendus et le tri, classement, archivage et inventaire de documents.
Gestion des locaux : Vous veillerez au bon état des salles, assurerez l'ouverture et la fermeture des locaux, et transmettrez les informations au personnel d'entretien.
Logistique : Définition et réception des commandes (ouvrages, fournitures, etc.), installation et gestion de logiciels informatiques (Pack Office, EBP, Express Scribes.), prêt et préparation du matériel (ouvrages, PC.).
Suivi : Édition des cartes étudiantes, du Pass'Région, préparation des certificats de réalisation mensuels et annuels, planification des interventions des fournisseurs, gestion des salles et affichage des plannings.
2. Gestion Pédagogique :
Soutien à la préparation des sessions de formation : Saisie des absences, retards et heures de récupération des élèves sur YPAREO, analyse des taux d'absences, envoi de mails aux entreprises, recueil et saisie des justifications.
Aide au suivi pédagogique : Envoi de documents aux formateurs et apprenants, impression de supports pédagogiques.
Préparation de la rentrée et événements pédagogiques : Mise à jour des livrets de rentrée des apprenants, tâches administratives et saisie dans notre logiciel interne, préparation des sujets d'examens.
Examens : Préparation des examens blancs (surveillance, copies, scan.) et surveillance.
Inscriptions : Aide aux inscriptions des apprenants aux BTS et autres formations préparées.

Votre profil :
- Expérience significative sur un poste similaire, idéalement dans un organisme de formation.
- Maîtrise du Pack Office et à l'aise avec les outils informatiques (une connaissance d'EBP et YPAREO est un plus).
- Excellentes compétences organisationnelles et rigueur.
- Sens de l'accueil et du service, aisance relationnelle.
- Autonomie, proactivité et capacité à gérer les priorités.
- Capacité à travailler en équipe et à s'adapter à un environnement dynamique.

Ce que nous offrons :
- Un poste polyvalent au sein d'une équipe engagée et bienveillante.
- Un environnement de travail stimulant et en constante évolution.

L'opportunité de contribuer activement au succès de nos apprenants.

Prêt.e à relever ce défi passionnant ?

Experience : 24 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Mettre à jour un dossier, une base de données, Accueillir, orienter, renseigner un public, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.