Assistant de Direction - le Havre H/F - Fonction publique Territoriale

Sous l'autorité du directeur, vous participez au bon fonctionnement de la direction en assistant le directeur dans l'organisation et le suivi des dossiers.

ACTIVITES PRINCIPALES :

- Vous assurez le rôle d'assistant de direction pour le directeur (gestion de l'agenda, accueil physique et téléphonique pour le directeur, organisation de déplacements, préparation des documents nécessaires aux réunions...)

- Vous assurez le suivi des instances de pilotage de projets et assistez tout particulièrement l'équipe de direction sur ce point (suivi du tableau de bord de la direction, suivi et mise à jour des calendriers de gouvernance de projets, montage de réunion et compte rendu de réunions)

- Vous assurez la gestion du courrier de la direction (arrivée et départ, ventilation des parapheurs,) : rédaction, enregistrement, suivi des réponses dans des délais maîtrisés

- Vous assurez la bonne transmission des informations auprès de l'équipe de direction, vous traitez et diffusez les informations arrivant à la direction,

- Vous procédez aux commandes pour le directeur et en assurez le suivi,

ACTIVITES ACCESSOIRES :

- Vous assurez en binôme avec la secrétaire du directeur général adjoint l'ensemble des tâches de secrétariat ; suivis d'agendas, courriers, notes, organisation de réunion.

- Vous pouvez être amené à réaliser différentes tâches en lien avec votre métier et vos compétences.

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances et compétences techniques :

- Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Trafic, ARA, PowerPoint, ENT 365, One Drive)

- Qualités rédactionnelles

- Recueillir et anticiper les besoins de l'équipe de direction

- Prise de rendez-vous, gestion d'agenda

- Connaissance des procédures administratives