Chargé ou Chargée des Admissions et du Suivi Administratif - CDD - H/F - Ministères économiques et financiers

Centraliser tous les leads générés par les campagnes de promotion et envoyer les documents de candidature
- Saisir dans des fichiers de suivi de candidatures tous les contacts et demandes quelle que soit la source : plateformes, site, email, formulaire, téléphone...
- Envoyer la documentation demandée et les documents permettant de candidater à nos formations
- Gérer les demandes d'admission et assurer le suivi des dossiers de candidature
- Étudier chaque dossier de candidature en veillant à ce que tous les candidats remplissent les exigences et les critères d'admission
- Gérer les frais de candidatures, vérifier la complétude des dossiers de candidature, demander des compléments si nécessaire et relancer les candidats si besoin par e-mail ou téléphone
- Programmer les épreuves d'admission et planifier les entretiens des candidats éligibles
- Suivre les candidats tout au long de leur parcours d'admission
- Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels entrants
- Répondre aux questions des prospects et candidats à l'aide de FAQ pour les demandes récurrentes, en faisant appel aux collègues et/ou en escaladant pour les plus difficiles
- Renseigner sur les formations visées et sur les services connexes à la formation : hébergement, contrat d'alternance, services offerts sur le campus...
- Effectuer des tâches administratives liées aux admissions
- Préparer des dossiers et fichiers pour les jurys d'admission
- Envoyer des attestations d'admissibilité, des courriers de refus
- Élaborer des tableaux de reporting et statistiques d'admission
- Transférer des dossiers des admis vers la chargée des inscriptions
- Classer et archiver des dossiers dans le respect RGPD
- Participer au déploiement des sessions de formation
- Accueillir lors des rentrées des formations Mastère spécialisé
- Assurer une permanence d'accueil des formations certifiantes et stages courts
- Vérifier les salles, le matériel et les outils de formation
- Envoyer des convocations, suivre les présences / absences
- Mettre à disposition des supports pédagogiques
- Suivre les participants en formation jusqu'à leur diplômation : envoi attestations de formation, d'assiduité, de réussite...
- Participer au reporting et aux activités de promotion du service
- Participer aux déclarations des inscrits et diplômés aux institutions
- Mettre à jour de la base des diplômés
- Répondre aux enquêtes de suivi des anciens diplômés, questionnaires de satisfaction
- Participer aux journées portes ouvertes, présentation en visio, salons...
Spécificités
Les horaires de travail seront liés à ceux de Télécom SudParis et pourront être flexibles en fonction de la saisonnalité des activités du service de la formation continue et du calendrier des jurys d'admission et des événements liés au recrutement et à la sélection des candidats.
Nos formations étant déployées sur nos campus d'Évry et de Palaiseau ainsi qu'à Paris ou chez les clients, des déplacements en Île-de-France.

Formation
- Bac +2
- Bac avec une expérience professionnelle 4 ans
- Expérience professionnelle 8 ans

Capacités et aptitudes
- Sens du service client
- Rigueur, sens de l'organisation et autonomie
- Écoute et dialogue
- Qualités relationnelles pour détecter les situations individuelles sensibles et en référer au responsable du service
- Adaptation à différents interlocuteurs (direction, enseignants et formateurs, stagiaires de la formation continue et candidats)
- Travail d'équipe