Assistant·e en Gestion Administrative H/F - Inrae

Votre fonction d'assistant.e de direction s'inscrit, à hauteur de 70%, auprès du Directeur général délégué à l'expertise et à l'appui aux politiques publiques (DGD EAPP) sur les missions dontil a la charge afin d'optimiser la gestion et la réalisation de son activité. Dans ce cadre, vous serez aussi amené(e) à interagir fréquemment avec deux directions d'appui à la recherche sous l'autorité du DGD EAPP : la direction de l'appui aux politiques publiques (DAPP) et la direction de l'expertise scientifique collective, de la prospective et des études (DEPE). Vous assurerez également le secrétariat des deux chargées de mission placées auprès du DGD EAPP.

Ce profil de poste intègre par ailleurs 30% du temps sur la réalisation d'activités transverses à l'échelle de l'unité CODIR, à savoir notamment l'organisation de réunions ou de colloques, la gestion des déplacements de leurs membres et frais associés, la constitution de dossiers, l'appui à la réalisation de support de communication.

Les activités que vous allez exercer auprès du DGD EAPP sont les suivantes :
- Tenue de l'agenda chargé et évolutif du DGD EAPP (plus de 50 réunions par mois en France et à l'étranger) et constitution des fonds de dossiers correspondants, en concertation si nécessaire avec le secrétariat et le cabinet de la Présidence et les autres assistant(e)s de l'unité d'appui au Collège de direction,
- Organisation des réunions et déplacements : réserver les transports et hébergements, gérer les notes de fraisdu DGD EAPP et de ses chargées de mission,
- Gestion des contacts téléphoniques et courriels avec de très nombreux interlocuteurs de haut niveau dans les ministères, autres organismes français ou étrangers, et les directeurs en interne,
- Suivi du répertoire des partenaires externes et des acteurs de l'expertise et de l'appui aux politiques publiques, externes comme internes,
- Gestion de la correspondance reçue, rédaction de courriers de réponse, et diffusion en interne et en externe,
- Rédaction de comptes rendus (notamment des réunions bimensuelles du comité de direction de la Direction générale déléguée, des réunions trimestrielles avec les Directions scientifiques), et mise en forme de notes de synthèse,
- Sélection des informations sur les chantiers en cours, utiles à la prise de décision,
- Appui à l'organisation de séminaires,
- Accueil des visiteurs, réservation de salles de réunion, organisation de visio conférences,
- Organisation de l'espace de travail partagé de la direction, archivage et classement.

En appui des chargées de mission auprès du DGD EAPP :
- L'appui à l'organisation de réunions; prise de notes et préparation de comptes rendus,
- La préparation et publication d'éléments de communication et organisation de séminaires de travail de la DGD,
- La préparation d'éléments utiles à la veille en matière d'expertise et d'appui aux politiques publiques.

Formation, compétences et expérience recherchées

Assistant(e) de direction expérimenté(e), avec maîtrise de l'anglais écrit et oral, autonomie, prise d'initiative, polyvalence, adaptabilité, réactivité, rigueur, fiabilité et respect de la confidentialité.

Maîtrise de la rédaction de rapports et de documents.

Maîtrise de la conception de tableaux de bord et de bases de données.

Sens du relationnel, travail en équipe avec les secrétariats du PDG, des DGD et le chef de cabinet.
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Maîtrise des outils bureautiques, dont outils spécifiques (agendas partagés, gestion dématérialisée des parapheurs (à venir), outils internet et intranet, bases de données de contacts et partenaires).

Expérience en assistanat de direction recommandée.

« Goût » pour les «nouvelles technologies», qu'il s'agisse d'outils informatiques et bureautiques, d'outils collaboratifs, de web, etc.

Capacité d'organisation, d'adaptation et d'anticipation.

Souplesse et ouverture d'esprit, dynamisme, réactivité, prise d'initiative, autonomie, rigueur, sens des responsabilités et du service collectif.

Savoir rendre compte, respecter les délais, respecter la confidentialité.

Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe.