Assistante de Direction - Communauté d'Agglomération de l'Etampois Sud Essonne H/F - Fonction publique Territoriale

Placé sous la responsabilité du responsable du secrétariat général, vous jouez un rôle clé dans l'organisation et la coordination des activités administratives. Vous assistez la direction générale dans la gestion et l'optimisation de ses activités, la préparation des instances et le suivi des dossiers.

Secrétariat général :
o Assistance auprès des services
o Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes ;
o Assurer les prises de rendez-vous ;
o Enregistrer, classer, pré-archiver les courriers entrants et sortants ;
o Suivre la circulation des parapheurs ;
o Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances ;
o Gestion de la flotte automobile
o Commandes de fournitures pour les services
o Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports...), les reproduire et les diffuser ;
o Traiter et diffuser des informations internes et externes ;
o Répondre aux demandes d'informations des services et de l'extérieur ;
o Organiser les réunions et leurs logistiques ;

Assistance à la Direction Générale :
En complémentarité avec le responsable du Secrétariat général, apporter assistance et conseil auprès du Directeur Général des Services :
o Planifier les activités du Directeur Général des Services en fonction des échéances
o Accompagner le Directeur Général des Services dans la coordination des différentes directions, notamment dans la préparation et le suivi des Comités de Direction ;
o Prendre en charge des aspects logistiques de la Direction Générale (gestion du stock des fournitures, photocopieur) ;
o Créer et alimenter des tableaux de bord de suivi des activités de la direction ;
o Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires
o Assurer la circulation de l'information entre la Direction générale et les différentes directions ainsi qu'avec le Cabinet ;
o Participer à l'harmonisation des procédures de la Direction générale ;
o Établir des rapports et bilan d'activités concernant la direction générale ;
o Structurer le rangement informatique des documents de la Direction générale ;
o Élaborer une revue de presse de la Direction générale ;

Instances et événementiel :
o Participer à l'organisation d'événements internes et à l'organisation matérielle des instances en lien avec le responsable des assemblées ;
o Constituer les dossiers des instances et suivre les actes administratifs en découlant

SAVOIRS :
- Connaissance de l'organisation, du fonctionnement, des compétences et des services de la CAESE
- Qualités rédactionnelles confirmées
- Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook
- Capacité d'analyse et synthèse

SAVOIRS-FAIRE :
- Sens de l'organisation
- Méthodologie

SAVOIRS-ETRE :
- Fiabilité
- Discrétion et réactivité
- Disponibilité
- Faire preuve d'autonomie, d'anticipation et de prise d'initiative
- Rigueur
- Prise de recul dans les situations de stress
- Polyvalence

SPECIFICITE DU POSTE :
- Disponibilités horaires ponctuelles

Informations diverses :
- Ouvert aux fonctionnaires ou à défaut aux contractuels,
- Rémunération : selon les grilles indiciaires du cadre d'emplois des rédacteurs + IFSE + CIA + prime annuelle
- Avantages : participation aux mutuelles labellisées à hauteur de 50 % en moyenne, existence d'un contrat groupe prévoyance à adhésion facultative (avec participation), CNAS
- Temps de travail : 1 607 heures annuelles - 38 h 20 hebdomadaires
(25 CA et 18,5 RTT)