Gestionnaire-Instructeur Administratif·ive Auprès de l'Aue Cheffe de l'Udap H/F - Ministère de la Culture - Liberté, égalité, fraternité

Missions

Le ou la titulaire du poste assure les missions de coordination administrative au sein de l'UDAP des Pyrénées-Orientales. Il ou elle assure de façon autonome l'instruction de certains dossiers administratifs débouchant sur une réalisation attendue par le responsable du pôle.

Activités :
- Préparer et suivre les dossiers administratifs :
- Vérification des dossiers reçus : conformité des pièces, zonage de la parcelle et analyse des servitudes, dossiers à remettre aux instructeurs/contrôleurs pour avis, notification aux intéressés
- Enregistrement des demandes de travaux (PC, PA...) ou de demandes préalables de travaux et de certificats d'urbanisme par voie dématérialisée (Patronum) et/ou par voie postale
- Gérer l'arrivée et le départ du courrier
- Rédiger les courriers du service
- Prendre en charge les aspects logistiques et de secrétariat du service :
- Accueil physique ou téléphonique des particuliers ou professionnels
- Gestion des agendas et des rendez-vous
- Aide à la préparation et à l'exécution des besoins en logistiques et fournitures; évaluation des besoins, prise en charge des achats, transmission des besoins par devis auprès des services financiers de la DRAC
- Suivi du matériel informatique : sauvegarde des données et application sur réseau, mises à jour, dépannage de premier niveau, assistance aux agents, correspondant informatique entre UDAP, DRAC
- Établir des plans de classement, classer et archiver :
- Tenue et classement des dossiers d'urbanisme, patrimoine et documents administratifs
- Création et mise à jour des tableaux
- Suivi des besoins du service en matière d'ouvrages, brochures, revues, articles de presse, études ou projets, recensement, abonnements et commandes
- Recherche de documentation : informations pour l'élaboration d'éléments documentaires, production de documents de documentation
- Classement et archivage général et travail de statistiques : gestion des dossiers d'entretien et travaux sur MH, bibliothèque et photothèque
Gestion du SIG

Prendre en charge la gestion du personnel :
- Suivi des congés et horaires en lien avec le bureau des ressources humaines, visites médicales, frais de déplacements, entretiens professionnels
- Accueil et gestion des vacataires et stagiaires

Dans le cadre de la continuité du service public, d'autres missions pourront lui être confiées ponctuellement par le ou la chef(fe) de l'Udap dans la mesure du possible. L'entretien annuel permet la révision de la fiche de poste en cas de changement dans les missions.

Connaissances et compétences techniques :
- De l'environnement professionnel et des procédures de gestion du secteur : maîtrise
- Du droit de l'urbanisme et du code du patrimoine : maîtrise
- Du droit et procédures administratifs, des règles budgétaires et comptables : maîtrise
- Des outils informatiques et bureautiques : maîtrise
- Des techniques rédactionnelles : maîtrise
- Des techniques de classement et d'archivage : maîtrise

Compétences organisationnelles -(Savoir-faire) :
Afficher la suite
- Rédiger des documents et actes administratifs
- Anticiper les délais et les urgences et dégager des priorités
- Travailler en lien avec les agents du service

Compétences comportementales (savoir-être) :
- Sens des relations humaines
- Esprit d'équipe
- Sens de l'analyse et esprit de synthèse
- Sens de l'organisation et rigueur
- Autonomie et esprit d'initiative
- Réactivité