Adjoint au Chef des Services Généraux H/F - Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche

Missions :
Sous la responsabilité du responsable des services généraux, l'adjoint (e) pilote, coordonne et met en oeuvre les activités techniques, logistiques, d'accueil et sécuritaires de l'IAE Paris-Sorbonne. Il/elle participe à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la politique de maintenance, d'exploitation et de relogement de l'établissement. Il/elle supervise les dispositifs de sécurité et coordonne les relations avec les prestataires.
Au titre de son rôle d'adjoint(e) :
L'adjoint(e) accompagne le chef de service dans l'élaboration et la mise en oeuvre du projet de service, ainsi que dans la définition de la stratégie, sa déclinaison opérationnelle et la mobilisation des moyens nécessaires à l'atteinte des objectifs. Il/ elle participe au pilotage des activités transverses des services généraux.
En l'absence du chef de service, l'adjoint(e) assure la responsabilité hiérarchique de l'équipe.
L'adjoint(e) représente le service sur les dossiers qu'il/elle coordonne pour le compte du service ou sur délégation du chef de service.

Activités principales :
1) Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre de la politique de maintenance et d'exploitation
- Contribuer à la définition des orientations stratégiques en matière de maintenance, d'exploitation et d'aménagement des locaux
- Participer à l'élaboration des diagnostics techniques et à la formulation des préconisations
- Proposer des actions pluriannuelles et contribuer à leur mise en oeuvre
- Assurer une veille technique et réglementaire en lien avec les exigences des ERP
2) Organiser, coordonner et contrôler les activités logistiques, techniques et d'accueil
- Superviser la gestion des locaux, des installations techniques et des équipements
- Planifier, suivre et réceptionner les travaux d'entretien, de maintenance et d'aménagement
- Veiller au respect des procédures et normes de sécurité, de maintenance et de fonctionnement
- Piloter les outils de suivi d'activité (tableaux de bord, indicateurs, bases de données)
- Organiser et garantir le bon fonctionnement du dispositif d'accueil, en lien avec la qualité de service rendu aux usagers
3) Assurer le suivi administratif, financier et contractuel du service
- Contribuer à l'élaboration et à l'exécution du budget du service
- Participer à la gestion des achats, des stocks et des approvisionnements
- Rédiger les cahiers des charges techniques et participer aux procédures de mise en concurrence
- Gérer les relations contractuelles avec les prestataires
4) Piloter les dispositifs de sécurité et de sécurité incendie
- Planifier et suivre les vérifications réglementaires des installations de sécurité
- Contribuer à la formation des agents, à la sécurité incendie et vérifier leurs connaissances
- Assurer la tenue des registres de sécurité et préparer les commissions de sécurité

5) Accompagner les projets stratégiques de l'établissement
- Appuyer le pilotage logistique et technique du projet de relocalisation de l'IAE

Compétences et connaissances requises :

Connaissances générales
- Connaissance de la réglementation dans le domaine des ERP Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche publique
- réglementation en matière de sécurité au travail et les normes concernant les établissements recevant du public (ERP)
- Méthodologie de conduite de projet
- Connaissances budgétaires générales
- Technique d'installation et de maintenance des équipements locaux
- Systèmes d'information
- Code des marchés publics
Afficher la suite
Savoir faire
- Savoir établir un diagnostic
- Réaliser des synthèses
- Rédiger des rapports ou des documents
- Planifier et respecter les délais
- Gérer un budget et savoir passer un marché
- Gérer les situations d'urgence
- Savoir rendre compte
- Participer à la sécurité des personnes et des locaux
- Concevoir des tableaux de bord

Savoir être
- Savoir travailler en équipe
- Avoir une forte capacité d'adaptation
- Avoir le sens du relationnel
- Rigueur / Fiabilité/ Polyvalence
- Être réactif, dynamique et force de proposition.
- Capacité à écouter et aptitude à communiquer
- Sens du service public, de la neutralité, notamment en matière d'aide à la décision