Gestionnaire des Formations Doctorales et Hdr H/F - Universite Paris Xiii.Paris-Nord

Intitulé du poste : Gestionnaire des formations doctorales et HDR - F/H
Catégorie : B
Quotité d'affectation sur le poste : 100%
Branche d'Activité Professionnelle (BAP) : J « gestion et pilotage »
Famille d'Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne
Groupe fonctions (RIFSEEP) : G3

Site d'affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : Direction de la recherche / Pôle études doctorales
Composition du service (effectifs) : 32 / 7
Fonction d'encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du pôle Études doctorales
Service central de l'université, la direction de la recherche est organisée autour de quatre pôles :
Administration de la recherche, Etudes doctorales, Financier, Partenariat et ingénierie de projets. Des
structures transversales en lien avec la recherche sont adossées à la direction : Juridique, Incubateur, Pépite
CréaJ IDF, salle blanche, fonds patrimonial du jeu de société.

Le pôle études doctorales de la direction de la recherche a pour missions d'assurer le secrétariat administratif et pédagogique du troisième cycle (doctorat et HDR), de l'inscription à la soutenance, de dispenser des formations aux doctorants et candidats à l'HDR, d'organiser les différents événements pour les doctorants et d'assurer la gestion administrative des campagnes de contrat doctoraux et des missions d'enseignement.
Gestion pédagogique des formations doctorales et HDR
- Assurer la gestion des dossiers de formation des doctorants et des HDR sur Sirius : inscription aux
formations du catalogue, vérification des listes d'émargement, attribution des ECTS, vérification et
validation des formations doctorales externes
- Gérer les aspects logistiques : réservation des salles sur Hyperplanning, matériel, fournitures, listes d'émargement
- Gérer les modifications d'emploi du temps via Hyperplanning
- Assurer le suivi des inscriptions aux formations des doctorants et des HDR
- Transmettre les listes d'émargement aux formateurs
- Gérer les demandes des doctorants et des HDR y compris les réclamations
- Participer à la construction de tableaux de bord pour les formations doctorales et HDR
- Saisir et mettre à jour les bases de données des formations doctorales et HDR
- Mise en oeuvre des procédures relatives aux formations doctorales dans le respect de la réglementation sur Sirius et Hyperplanning
- Participation aux réunions et conseils ayant trait aux formations doctorales et HDR
- Préparation, mise en place et gestion des formations en coordination avec la responsable du pôle
- Gérer l'évaluation des formations doctorales par les doctorants : saisie des questionnaires dans Sphinx, envoi aux doctorants, relances, analyses, transmissions des résultats.
- Contribuer à l'amélioration continue des formations doctorales
- Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble des domaines de gestion
Accueil et information des doctorants, des candidats à l'HDR et des formateurs
- Accueil physique et téléphonique, information et orientation des usagers
- Renseigner et informer les doctorants sur les formations doctorales et les candidats à l'HDR (calendrier, catalogue des formations, validation des ECTS ou heures pour les HDR,.)
- Accompagner les formateurs pour le bon déroulement de leurs sessions de formations
- Répondre aux demandes de renseignement (téléphone, courriel, courrier)
- Collaboration étroite avec les directrices adjointes des écoles doctorales en charge des formations doctorales pour la validation des formations externes
- Information et communication auprès des doctorants et des candidats à l'HDR
Qualité
- Appliquer la réglementation (les statuts de l'Université, l'arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national
de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat modifié...

Experience : Débutant accepté

Compétences : Législation sociale, Actualiser des processus, des méthodes et outils de gestion, Concevoir des supports de suivi et de gestion, Réaliser des déclarations réglementaires

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.