Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Universite de Haute Alsace

Le gestionnaire administratif assure le secrétariat des membres la Direction de l'UHA Business School en réalisant des actes de gestion courante dans le respect des règles et procédures administratives.

Activités principales

Gestion administrative
- Assister la directrice et la responsable administrative et financière afin d'optimiser la gestion de leurs activités
- Mettre en forme et/ou rédiger des courriers, des courriels, des documents administratifs
- Organiser les réunions, préparer les documents nécessaires et en assurer le suivi
- Rédiger des comptes-rendus et des notes de service
- Suivre des dossiers transversaux
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,.)
- Participer à l'organisation des élections
- Renseigner les tableaux de bord et enquêtes
- Classer et archiver les documents et informations

Communication
- Être le point de contact entre la direction et les différents services de l'école
- Gérer les correspondances (emails, courriers) et assurer une communication fluide
- Accueillir et orienter les visiteurs

Gestionnaire administrative des projets
- Participer à la planification et au suivi des projets d'établissement
- Collaborer avec les équipes pédagogiques et administratives pour la mise en oeuvre des projets.

Support à la direction
- Fournir une assistance dans la préparation des budgets et des rapports
- Suivre les indicateurs de performance de l'établissement et préparer des présentations pour la direction

Gestion des Ressources Humaines
- Participer à la préparation des dossiers en matière GRH (recrutement, avancement, entretiens professionnels) en lien avec la Responsable Administrative et Financière

Profil recherché
Une formation en gestion/administration est souhaitée, ainsi qu'une expérience sur un poste similaire, idéalement dans le secteur de l'éducation ou de la formation.
Ma maîtrise de l'anglais est souhaitée.

Fiche de poste disponible sur le site www.uha.fr - rubrique « recrutements/personnels administratifs et techniques/offres d'emploi »

Experience : 3 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification : Employé non qualifié

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
S'adapter aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.