Secrétaire Administratif H/F - Pôle Emploi

La secrétaire d'administration scolaire occupe un poste clé au sein d'un centre de formation. Elle assure l'organisation et le suivi de l'ensemble des tâches administratives liées à la scolarité des apprenants, en lien étroit avec la direction, les équipes pédagogiques et les partenaires institutionnels. Son rôle s'inscrit dans un cadre exigeant de qualité (notamment la certification Qualiopi) et implique polyvalence, rigueur et sens du service.

Elle est l'interlocutrice de référence pour les étudiants en ce qui concerne leur parcours administratif et la vie quotidienne du centre. Elle accompagne également les intervenants extérieurs dans leurs démarches et soutient activement la direction dans la mise en oeuvre des processus pédagogiques et organisationnels.

Missions principales :
1. Gestion administrative des apprenants :

Création, mise à jour et suivi des dossiers individuels dans les outils de gestion (ex. : Ypareo).

Suivi quotidien des feuilles d'émargement, saisie des absences, collecte et archivage des justificatifs dans la GED.

Rédaction et gestion des conventions de stage.

Préparation logistique et administrative des examens blancs et examens officiels (convocations, copies, surveillants, saisie des notes).

2. Accueil et information :

Accueil physique et téléphonique des apprenants, familles, visiteurs et intervenants.

Transmission claire et régulière des informations relatives à la scolarité, aux plannings, aux examens, aux événements de l'établissement.

Orientation des nouveaux étudiants et des formateurs.

3. Appui au pilotage pédagogique et à la direction :

Mise à jour des plannings de cours en cas d'annulation ou de changement.

Recueil et remontée des difficultés pédagogiques ou organisationnelles à la direction.

Soutien à la préparation des rentrées, au suivi des échéances scolaires et à la mise en oeuvre des process internes.

Accompagnement du directeur dans l'organisation des actions transversales : réunions, tableaux de bord, enquêtes, indicateurs qualité.

4. Animation et communication interne :

Participation à l'organisation des événements : journées portes ouvertes, forums, remises de diplômes, réunions d'information.

Diffusion des messages internes via les canaux de communication (affichage, mails, groupes dédiés).

Valorisation de la vie de l'établissement (actions collectives, décorations saisonnières...).

5. Engagement qualité :

Application des procédures Qualiopi dans toutes les actions menées.

Participation aux audits internes et externes.

Contribution au suivi des enquêtes de satisfaction et à la mise en oeuvre des actions correctives.

Profil recherché :
Formation administrative ou expérience équivalente dans un centre de formation, un établissement scolaire ou une structure de l'enseignement.

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels de gestion de la formation (Ypareo ou équivalent).

Sens aigu de l'organisation, rigueur, autonomie.

Excellentes capacités relationnelles, sens de l'écoute, diplomatie.

Discrétion professionnelle indispensable, capacité à gérer des données sensibles.

Aptitude à gérer les priorités et à faire face aux pics d'activité (rentrée, examens...).

Relations hiérarchiques et fonctionnelles :
Sous la responsabilité directe du directeur de site.

En collaboration quotidienne avec les équipes pédagogiques, administratives et techniques.

Interface entre les apprenants, les formateurs, les familles et les partenaires extérieurs.

Experience : 12 Mois

Compétences : Gestion administrative du courrier, Classer des documents, Gérer les agendas et planifier des rendez-vous, Mettre à jour un dossier, une base de données, Utiliser les outils numériques, Accueillir, orienter, renseigner un public, Organiser la logistique des recrutements et des formations, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Renseigner, mettre à jour une documentation technique, Excellente expression écrite, Maîtrise des outils collaboratifs, Maîtrise Pack Office,Travail en équipe pluridisciplinaire, Maîtrise de Ypareo,Aisance avec les outils bureautiques, Suivi des absences et émargements, Capacité à prioriser les urgences

Langues : Anglais souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Activités des agents et courtiers d'assurances

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.