Assistant - Assistante de Direction H/F - Prefecture de Departement Loiret

La direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS) du Loiret est une direction départementale interministérielle, service déconcentré de l'État relevant du ministre de l'Intérieur. La DDETS se compose de 2 domaines : un domaine "travail et entreprises" et un domaine "insertion et solidarités". Vous serez rattaché à la direction et assurerez des missions suivantes :

Activités principales :
1/ Appui à la direction :
- Anticipation et suivi des échéances, des dossiers et des notes notamment en lien avec la préfecture;
- Préparation et réalisation des dossiers et supports pour la direction;
- Gestion et suivi du courrier papier et électronique;
- Accueil et filtrage téléphonique et physique;
- Information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes;
- Planification collective des agendas, des déplacements et des réunions;
- Préparation et organisation des réunions en interne et avec les partenaires extérieurs;
- Suivi attentif des dossiers signalés et du courrier réservé;
- Circulation de l'information entre la direction et les différents services;
- Mise en forme et valorisation des supports écrits;
- Gestion des frais de déplacement (CHORUS DT);
- Préparation et mise à jour de la valise d'astreinte : actualisation des documents;
- Classement et archivage des documents de la direction.

2/ Communication :
- Réalisation et mise à jour de supports pour la DDETS dont la rédaction de la gazette mensuelle de la DDETS;
- Participation à l'organisation d'événements et manifestations;
- Référent communication de l'Etat auprès de la Préfecture (mise à jour site Intranet, Internet...)

3/ Ressources humaines :
- Organisation, suivi et réponses pour les recrutements;
- Organisation et suivi de l'accueil des nouveaux arrivants;
- Organisation des entretiens professionnels (liste fiabilisée, élaboration du calendrier des dates d'entretien);
- Suivi des instances du dialogue social en lien avec le référent de proximité du SGCD (vigilance sur les délais, rétroplanning, diffusion du relevé d'observations);

4/ Appui ponctuel aux services.

Profil recherché :
Il est attendu de l'agent d'avoir le goût du travail en équipe, d'avoir un bon relationnel et un rôle de facilitateur avec les interlocuteurs internes et externes, le tout dans le respect de la déontologie et de la charte qualité.
Le poste est à pourvoir dès maintenant.

Savoir-être :
- Faire preuve de discrétion
- Réactivité et esprit d'initiative
- Sens des relations humaines
- Sens de l'organisation
- Sens de l'analyse et de la synthèse

Savoir-faire :
- Prendre des notes
- Utiliser les techniques de lecture rapide
- Diffuser une information, une publication
- Mettre en forme un document
- Organiser une réunion
- Discerner les urgences et les dossiers importants
- Classer et ordonner les documents et les dossiers (numérique et papier)

Experience : 2 An(s) - EN TANT QU ASSISTANT/E DE DIRECTION

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Appliquer un cadre juridique ou réglementaire, Accueillir, orienter, renseigner un public, Relayer de l'information, Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier, Mettre à jour un dossier, une base de données, Bureautique et outils collaboratifs,Techniques de secrétariat

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des événements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.