Assistant de Service H/F - Fonction publique de l'État

Assurer le secrétariat du service Risques Crise Forêt :
- Accueil téléphonique et physique, renseignements de 1er niveau
- Tenue des bases de données nécessaires à la vie du service : chronos, coordonnées des partenaires,
- Participation à l'établissement de documents de communication du service : brochures, présentations pour les réunions, document divers, contribution à la diffusion d'informations du service sur l'intranet et l'internet.
- Gestion des fournitures
- Organisation de réunions (salles ou visio-conférence)
- Appui au chef de service et à l'encadrement pour le secrétariat, la gestion du courrier « arrivée » et « départ », gestion des agendas, suivi des courriers, envoi hebdomadaire à une liste de diffusion des astreintes DDTM.
- Enregistrement des arrêtés préfectoraux, numérotation et enregistrement au RAA et sur le site internet des services de l'État
- Préparation de courriers
- Participation à la chaîne comptable, programmes « prévention des risques » et « forêt »

Vous êtes placés sous l'autorité hiérarchique directe du chef de service.

Relations externes : Multiples services de l'État, collectivités, citoyens, organisations professionnelles, entreprises, associations

Relations internes : avec tous les agents du service et les secrétariats des autres services de la DDTM.

Les compétences requises ou à développer sont les suivantes :
- Savoirs : maîtrise des outils bureautique, rédaction administrative, maîtrise des délais, règles d'archivage et de classement, connaissances des thématiques traitées
- Savoir-être : qualités relationnelles, sens de l'organisation, réactivité, rigueur, esprit d'initiative, discrétion et autonomie, rendre-compte.