Assistant·e du Département Communication et Services aux Publics H/F - Insee Direction Generale

Descriptif de l'employeur :

L'Institut national de la statistique et des études économiques (Insee) est une direction générale du ministère de l'Économie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique. Il a pour mission de collecter, analyser et diffuser des informations sur l'économie et la société française sur l'ensemble de son territoire.
Il emploie plus de cinq mille agents, principalement fonctionnaires (hors enquêteurs), répartis entre la Direction générale (DG) à Montrouge et les directions régionales (une trentaine d'établissements).
À la DG, la Direction de la Diffusion et de l'Action Régionale (DDAR) comprend le secrétariat général du Conseil national de l'information statistique, trois départements et une unité. Le Département de la Communication et des Services aux Publics (DCSP) est l'interface de l'Insee avec tous les publics ; il emploie une cinquantaine de personnes, réparties dans trois divisions, et a une responsabilité fonctionnelle sur six pôles en région. L'Unité Pilotage et Offre de Données (Upod) assure le pilotage de l'ensemble des données de référence produites par l'Institut national et des études économiques (Insee) et elle diffuse aussi le répertoire national issu du système d'identification des entreprises et établissements (Sirene).

Descriptif du poste :

Le/la titulaire du poste est l'assistant.e du département Communication et services aux publics et de l'unité Pilotage et Offre de Données. À ce titre, il/elle assure des missions classiques de secrétariat à l'Insee, autant que de besoin :
- La mise en forme, l'enregistrement et la diffusion des notes émises par le DCSP et l'Upod, dans l'application maison, Gécodoc ;
- Le suivi des stocks de fournitures et la gestion des commandes de consommables pour le DCSP et l'Upod ;
- La gestion des missions et déplacements des agents du département et de l'unité (émission des ordres de mission, suivi des documents pour les états de frais, interface avec le centre de paiement) ;
- L'assistance aux cheffes du département et de l'unité, à leurs adjoints et aux chefs de division/cellule (gestion des agendas, organisation pratique de réunions avec réservation de salle et/ou création d'une invitation Zoom, gestion des renvois téléphoniques, etc.) ;
- Le rappel des échéances administratives, de façon à garantir leur respect.
Le/la titulaire du poste travaille en collaboration et coordination étroites avec l'assistante de la DDAR, en charge également du secrétariat des deux autres départements de la direction (département de l'Offre éditoriale et département de l'Action régionale). Lorsque l'assistante de la DDAR est absente, le/la titulaire du poste assure son intérim. Ainsi, le tandem formé de l'assistante de direction et du/de la titulaire du poste garantit la continuité du secrétariat de la direction et des départements/unité en toutes circonstances.

Le/la titulaire du poste travaille en coordination avec la cellule d'appui au pilotage des ressources de la DDAR pour la diffusion de l'information à leurs destinataires et pour le suivi des échéances administratives.
Il/elle assure également des missions spécifiques pour le DCSP. Il s'agit notamment de diffuser le compte rendu de la réunion hebdomadaire du comité de direction du département, de rédiger et diffuser les communiqués de nomination des cadres stratégiques de l'Insee, et d'être la personne référente en matière de communication interne (alimentation de l'intranet), de dossiers partagés et d'archivage.

Le/la titulaire du poste doit avoir les compétences relationnelles et techniques nécessaires au bon exercice de la fonction de secrétariat. Il/elle doit maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale, savoir rédiger et avoir une bonne orthographe. Il/elle doit connaître et maîtriser les logiciels de bureautique classique.

POSTE OUVERT AUX FONCTIONNAIRES/et ou/CONTRACTUELS

Experience : 1 An(s)

Compétences : Techniques de communication orales, écrites et numériques, Concevoir des supports de communication audiovisuels, Concevoir des supports de communication visuelle, Mettre en oeuvre des actions de communication, Réaliser des actions de relation publique, de diffusion et de promotion de l'information, Rédiger le contenu d'un support de communication, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité, Utiliser les outils numériques, Faire preuve de discrétion, Résistance au stress dans les situations d'urgence, Faire preuve de curiosité, d'ouverture

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles :
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.