Assistant·e du Département Communication et Services aux Publics et de l'Unité Pilotage H/F - Ministères économiques et financiers

Le/la titulaire du poste est l'assistant.e du département Communication et services aux publics et de l'unité Pilotage et Offre de Données. À ce titre, il/elle assure des missions classiques de secrétariat à l'Insee, autant que de besoin :
- La mise en forme, l'enregistrement et la diffusion des notes émises par le DCSP et l'Upod, dans l'application maison, Gécodoc;
- Le suivi des stocks de fournitures et la gestion des commandes de consommables pour le DCSP et l'Upod;
- La gestion des missions et déplacements des agents du département et de l'unité (émission des ordres de mission, suivi des documents pour les états de frais, interface avec le centre de paiement);
- L'assistance aux cheffes du département et de l'unité, à leurs adjoints et aux chefs de division/cellule (gestion des agendas, organisation pratique de réunions avec réservation de salle et/ou création d'une invitation Zoom, gestion des renvois téléphoniques, etc.);
- Le rappel des échéances administratives, de façon à garantir leur respect.

Le/la titulaire du poste travaille en collaboration et coordination étroites avec l'assistante de la DDAR, en charge également du secrétariat des deux autres départements de la direction (département de l'Offre éditoriale et département de l'Action régionale). Lorsque l'assistante de la DDAR est absente, le/la titulaire du poste assure son intérim. Ainsi, le tandem formé de l'assistante de direction et du/de la titulaire du poste garantit la continuité du secrétariat de la direction et des départements/unité en toutes circonstances.

Le/la titulaire du poste travaille en coordination avec la cellule d'appui au pilotage des ressources (Capr) de la DDAR pour la diffusion de l'information à leurs destinataires et pour le suivi des échéances administratives.

Il/elle assure également des missions spécifiques pour le DCSP. Il s'agit notamment de diffuser le compte rendu de la réunion hebdomadaire du comité de direction du département, de rédiger et diffuser les communiqués de nomination des cadres stratégiques de l'Insee, et d'être la personne référente en matière de communication interne (alimentation de l'intranet), de dossiers partagés et d'archivage.

Le/la titulaire du poste doit avoir les compétences relationnelles et techniques nécessaires au bon exercice de la fonction de secrétariat. Il/elle doit maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale, savoir rédiger et avoir une bonne orthographe. Il/elle doit connaître et maîtriser les logiciels de bureautique classique - traitement de texte, tableur, éditeur de diaporamas - ainsi qu'internet. Savoir prendre des notes efficacement et faire des graphiques sous tableur serait un plus très apprécié.
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Le/la titulaire du poste doit savoir travailler en équipe. Il/elle est méthodique et s'organise pour gérer les priorités, faire circuler l'information, et répondre aux demandes de ses interlocuteurs. Il/elle fait preuve de discrétion et garde confidentielles les informations stratégiques qui transitent par sa personne. Il/elle fait preuve de curiosité, d'ouverture, de résistance au stress dans les situations d'urgence. Des compétences relationnelles de sens de l'écoute, de communication orale, sont essentielles pour ce poste rattaché à deux unités différentes, et dont le/la titulaire est amené.e à travailler pour l'ensemble de la direction. Dans notre environnement bienveillant, le/la titulaire du poste pourra compter sur ses encadrants et ses collègues pour monter en compétence et comprendre les enjeux du DCSP et de l'Upod.