Responsable Pôle Licence de l'Ufr Socle H/F - Universite Grenoble Alpes

Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.
En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.Présentation de la structure :

L'UFR Sociétés, Cultures et Langues Etrangères (SoCLE) a pour vocation principale l'enseignement et la recherche dans les domaines suivants : les Langues étrangères appliquées (LEA) et les Langues, littératures et civilisations étrangères et régionales (LLCER).
L'UFR abrite également une bibliothèque associée au SICD2 et en lien avec les différentes disciplines enseignées.
Elle est répartie géographiquement sur deux sites : Grenoble et Valence.
Elle compte 2 600 étudiants, 150 enseignants-chercheurs, une centaine de vacataires, 23 personnels administratifs.

Site internet de l'UFR SoCLE : https://socle.univ-grenoble-alpes.fr/

Missions principales :

Sous la responsabilité de la responsable du service scolarité, vous avez comme mission principale de garantir le bon déroulement de l'année universitaire pour le pôle Licence. Vous venez en appui à la responsable de la scolarité sur le niveau licence et vous encadrez, coordonnez et animez le pôle composé de 5 gestionnaires de scolarité.

Activités principales :

- Encadrer une équipe de 5 gestionnaires : animation, organisation du pôle (réunions) gestion des plannings, congés, entretiens professionnels.

- Assurer la circulation de l'information et la cohésion d'équipe au sein du pôle licence.

- Contribuer à la professionnalisation de l'équipe et au recrutement des renforts en période de forte activité.

- Organiser l'accueil des étudiants et garantir la qualité du service rendu tout au long de l'année.

- Superviser les inscriptions pédagogiques et le déroulement de l'année universitaire (emplois du temps, jurys, règlements).

- Mettre en place des process communs et harmoniser les pratiques pour une amélioration continue du service.

- Organiser les réunions et la continuité de service pendant les temps forts (rentrée, examens).

- Faire le lien avec les services internes de l'UFR, de l'UGA et les partenaires extérieurs.

- Assurer le suivi de situations spécifiques : étudiants en situation de handicap, assiduité des boursiers, ajustements d'emploi du temps.

- Coordonner les échanges entre enseignants et gestionnaires pour un suivi pédagogique optimal.

Présence indispensable dès le retour de la fermeture estivale et lors des pics d'activités.

Prise de congés en priorité lors des périodes d'interruptions pédagogiques.

Experience : Débutant accepté

Compétences : Savoir transmettre des informations fiables, Savoir encadrer une équipe et animer des réunions, Savoir accompagner le changement, Savoir alerter et rendre compte, Savoir piloter des projets, Maîtriser les logiciels Apogée, ADE, Savoir recueillir, traiter des informations fiable, Savoir rédiger des documents précis, Maîtriser les outils bureautique, Cadre réglementaire et institutionnel

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.