Assistant - Assistante de Direction H/F - Universite Paris-Saclay

Mission du service :

Le/La technicien-ne en gestion administrative assure les fonctions d'assistant de la Déléguée de du Directeur Général des Services à la Faculté de Médecine Paris-Saclay.

Le/La technicien-ne assiste dans l'organisation et la réalisation des tâches nécessaires à l'administration et au pilotage de l'UFR de Médecine.

Missions principales de l'agent-e :

Tenir l'agenda de la Déléguée (réunions notamment)
Préparer et contrôler la logistique des réunions relevant de la direction : organiser les réunions relevant de la direction (calendrier et fréquence, réservation des salles, préparation et fourniture des dossiers, éventuellement commande de repas)
Assurer le secrétariat et le suivi administratif des activités du service : rédaction de courriers courants, comptes-rendus de réunions, notes de service, rapports, supports documentaires,.
Diffuser les informations relevant du secteur
Assurer, par une communication adaptée, la diffusion d'informations dans les différents services de la faculté
Rechercher les éléments de réponse ou transférer des demandes aux agents-es concernés-es
Préparer les réunions du Conseil de Faculté (calendrier, collecte des points à inscrire à l'ordre du jour, convocation, dossiers, liste d'émargement, PV), en assurer la diffusion des décisions
Optimiser le suivi des décisions du Conseil de Faculté
Assurer le lancement des campagnes de révision des effectifs hospitalo-universitaires, réceptionner les dossiers de candidature et organiser les réunions de la Commission des Effectifs Hospitalo-Universitaires
Alimenter et mettre à jour des bases de données

Profil

Connaissance, savoir :

Connaître l'environnement de l'enseignement supérieur et de la recherche et son organisation
Maîtriser l'ensemble des outils informatiques (logiciels de bureautique, outils de communication, etc.)
Connaître la réglementation en vigueur, des procédures spécifiques à la Faculté
Connaître les circuits et instances de l'Université
Comprendre et appréhender la diversité des acteurs et partenaires

Savoir-faire :

Maîtriser l'expression orale et écrite
Savoir planifier les activités
Savoir faire face aux situations d'urgence
Gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir gérer un système de classement et d'archivage

Savoir-être :

Qualités relationnelles (accueil du public et réception téléphonique)
Discrétion et stricte confidentialité,
Autonomie
Rigueur, méthode et sens de l'organisation
Dynamisme
Capacité à travailler en équipe, polyvalence et adaptabilité

Experience : 1 An(s)

Compétences : Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité, Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification : Technicien

Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles :
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.