Secretaire de Direction H/F - Fédération Hospitalière de France

Descriptif Descriptif du poste :

Le centre hospitalier Charles Perrens recrute un secretaire de direction en CDI pour son service des Usagers, Affaires juridiques et Archives. Mission generale du poste : Sous l'autorite de la Responsable du service, l'agent assure la gestion du secretariat de direction et du service usagers, ainsi que le secretariat general de la Commission des Usagers (CDU). Il/elle contribue egalement a la gestion administrative de l'ensemble du service. Activites principales : 1. Secretariat de direction : Accueil physique et telephonique. Traitement des courriers et courriels : enregistrement, diffusion, archivage, mise en forme des documents, envoi. Gestion de l'agenda de la Directrice : planification des rendez-vous, organisation des reunions. Constitution et mise a jour de dossiers (format papier et informatique). 2. Secretariat de la Commission des Usagers (CDU) : Preparation de l'ordres du jour envoi des convocations et documents. Redaction des comptes rendus. Gestion de l'environnement (salle et espace numerique). 3. Gestion administrative : Suivi des assurances du service : declaration des sinistres, constitution et suivi des dossiers, tenue du tableau de bord, suivi du contentieux et des procedures amiables en lien avec la responsable du service, aide a la redaction de notes de synthese. Suivi des requisitions :
-Gestion des requisitions : Reception, enregistrement, traitement et preparation de la reponse en lien avec le responsable du service.
-Organisation des saisies de dossiers medicaux : Collecte du dossier medical, organisation des rendez-vous en lien avec l'Officier de Police Judiciaire.
-Gestion des signalements au Procureur : enregistrement, constitution du dossier, envoi du document.
-Tenue et suivi de tableaux de bord en lien avec son activite. Gestion des registres reglementaires : Tenue et mise a jour des registres isolement-contention/ deces et de transport des corps. Assistance au suivi des demandes de communication des dossiers medicaux. 4. Missions ponctuelles : L'agent pourra etre amene a assurer des missions ponctuelles supplementaires pour la continuite du service. Formation et accompagnement : L'agent beneficiera d'un accompagnement a l'acquisition des connaissances dans les domaines suivants : La reglementation des droits des usagers (loi du 4 mars 2002). La gestion des donnees administratives et medicales. La legislation relative aux soins sans consentement (lois du 5 juillet 2011 et septembre 2013).

Profil recherché :

Diplôme / qualification : Diplôme de l'enseignement superieur (Bac +2 minimum) ou Diplôme de secretaire medicale Competences requises : Prerequis/ connaissances : Connaissance des techniques de secretariat et de la bureautique. Qualites redactionnelles. Outils bureautiques et informatiques (MS Office, Libre Office, PowerPoint). Techniques de classement et archivage. Savoir-faire : Accueillir, accompagner et orienter des personnes. Organiser, classer, archiver des documents et des dossiers. Elaborer, adapter, optimiser un agenda. Identifier les informations communicables a autrui en respectant le secret professionnel. S'exprimer aupres d'une ou plusieurs personnes. Rediger un compte-rendu, une note, un courrier. Conseiller et orienter les choix des personnes. Savoir apporter des reponses personnalisees et adaptees aux situations. Appliquer la reglementation et respecter les procedures. Savoir etre : Aisance relationnelle. Etre rigoureux, methodique. Faire preuve d'ecoute, de patience aupres des usagers et partenaires exterieurs. Avoir le sens du travail en equipe et capacite a travailler dans la transdisciplinarite. Conditions de travail : Poste a temps plein Horaires fixes : 9h15 - 17h00 / Decompte du temps de travail possible en jours. Horaires de travail en journee du lundi au vendredi, repos fixes, selon le protocole en vigueur relatif aux modalites d'organisation du temps de travail