Assistant de Direction Auprès de la Directrice Générale des Services - Mairie de Palaiseau H/F - Fonction publique Territoriale

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous apporter une aide permanente à la direction générale, et plus particulièrement à la Directrice Générale des Services, en termes d'organisation, de gestion et de communication. Vous organisez et coordonnez les informations internes et externes liées au fonctionnement de la collectivité ainsi que les réponses écrites à l'usager.

Activités principales :

Accueil et information de la direction générale :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la Directrice générale des services,
- Diffuser les informations auprès des différents services de la ville,
- Assurer l'interface entre la commune et les partenaires institutionnels (Etat, EPAPS, CPS, etc.).

Organisation et planification des activités de la direction générale :
- Gérer l'agenda de la DGS et organiser ses déplacements professionnels,
- Organiser et préparer les réunions et rendez-vous de la DGS et des DGA le cas échéant,
- Assurer le remplacement de l'assistante des DGA en cas d'absence.

Gestion des réponses écrites de la collectivité :
- Assurer un suivi régulier des réponses aux administrés en lien avec les services et veiller à leur cohérence et à leur qualité rédactionnelle,
- Assurer le lien avec le cabinet du maire et le service proximité sur certains dossiers,
- Rédiger les courriers de la directrice générale des services et de la direction générale le cas échéant,
- Animer le réseau des référents courrier en collaboration avec le responsable du service courrier.

Gestion administrative des dossiers de la direction générale :
- Rédiger les comptes rendus des réunions de la DGS et de la direction générale le cas échéant,
- Elaborer et suivre les tableaux de bord de la DGS,
- Assurer la gestion financière de la direction générale.

Aptitudes et compétences requises :
Expérience professionnelle sur des fonctions similaires souhaitée,
Connaissances de l'environnement institutionnel des collectivités territoriales,
Maîtrise des outils bureautiques,
Grandes qualités rédactionnelles et orthographiques,
Qualités relationnelles et sens de la communication,
Autonomie, sens des priorités et prises d'initiatives,
Disponibilité, devoir de réserve et discrétion,
Sens de l'écoute et adaptabilité.