Responsable Etat Civil Démarches Administratives et Citoyennes - Mairie de Maisons-Laffitte H/F - Fonction publique Territoriale

La mairie de Maisons-Laffitte recherche un responsable Etat Civil, Démarches Administratives et Citoyennes H/F. Il sera directement rattaché au directeur des affaires générales et travaillera en collaboration avec le secrétariat général, l'accueil, les RH, la DSI et la communication.

ACTIVITES PRINCIPALES

- Responsable de l'état civil, des démarches administratives et citoyennes, il garantit l'appui technique dans ces trois domaines d'activité.
- Il est officier d'état civil délégué, rédigeant, instruisant les principaux actes d'état civil.
- Il assure le management de proximité de l'équipe affectée au service. A ce titre, il a la charge de l'organisation et fait le lien entre l'équipe et la Directrice du Service.
- Il est le régisseur titulaire de la régie de la quête des mariages.

AUTRES ACTIVITES

1- Garantir l'appui technique en matière de démarches administratives, citoyennes et d'état civil
- Garantir le respect des textes
- Garantir la qualité de l'accueil des usagers
- Garantir les délais de gestion des demandes des usagers
- Sécuriser les documents délivrés en matière d'état civil
- Veiller à l'application de la réglementation, des procédures et à l'utilisation des outils mis en place
- Accompagner techniquement les agents pour la gestion des cas les plus complexes

2- Assurer le management de proximité des agents du Service
- Procéder à l'évaluation annuelle des agents du service
- Préparer le planning des présences
- Accompagner les agents dans la professionnalisation et l'évolution de leurs postes de travail
- Accompagner les agents dans la démarche d'amélioration continue

3- Organiser les activités du service
- Planifier les activités : état-civil, démarches administratives et citoyennes
- Définir les créneaux des rendez-vous des usagers liés aux démarches administratives
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers en fonction des besoins

4- Assurer l'interface avec la Directrice
- Rendre compte de l'activité du service
- Remonter les difficultés rencontrées par les agents dans la mise en ½uvre quotidienne des procédures, le traitement des dossiers et les relations avec les autres directions et services extérieurs
- Proposer à La Direction toute mesure susceptible d'améliorer la qualité du service pour répondre aux objectifs
- Proposer des actions en vue d'améliorer la qualité dans le cadre de la démarche d'amélioration continue
- Célébration des mariages à titre exceptionnel en remplacement d'un agent de l'équipe.
- Assure la gestion du cimetière en lien avec la conservatrice en l'absence de la Directrice.

SAVOIRS

- Connaître et appliquer la législation en vigueur afférente aux diverses compétences du service notamment en matière :
- D'état civil, (code civil, IGREC)
- Citoyen (recensement militaire et élections (code électoral))
- Affaires Générales : CNI, passeports,
- Démarches administratives (Taxi, débits de boissons, cartes de résidents...)
- Maîtriser les outils informatiques, logiciels métiers (état civil, élections, stations biométriques)
- Connaître l'organisation et le fonctionnement de la collectivité
- Accueillir, renseigner le public et gérer les comportements difficiles
- Savoir animer une équipe. Management.

SAVOIRS-FAIRE
- Capacité à rendre compte
- Capacité à anticiper les besoins des usagers
- Capacité à animer une équipe
- Capacité à contrôler le travail de l'équipe
- Capacité à faire des propositions, savoir analyser les problèmes et proposer des solutions.
- Qualités d'expressions écrites et orales,
- Rédiger des courriers, mettre en forme et présenter des dossiers, tri, archivage
- Savoir gérer son temps,
- Savoir détecter les anomalies ou dysfonctionnements et les signaler au responsable.

SAVOIRS-ETRE
- Autonomie, rigueur, efficacité,
- Neutralité, devoir de confidentialité
- Sens aigu du service public et du travail en équipe. Respect de la hiérarchie
- Avoir des qualités relationnelles et d'écoute,
- Adaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (pic d'activités liées à la clôture des listes électorales, préparation des scrutins électoraux).
- Temps de travail : 39h10 hebdomadaire
- Congés : 25 jours de congés annuels + 22 RTT
- Contraintes : Travail en nocturne jusque 19h (un jeudi sur deux) et permanences le samedi matin (un samedi sur deux)

Rémunération et avantages :

Statutaire ? Régime indemnitaire ? prime équivalente à un 13e mois (attribuée au terme de 6 mois de carence pour les agents non titulaires) ? Participation mutuelle et prévoyance ? Politique dynamique en matière de formation ? Collectivité adhérente au CNAS ? Amicale du personnel ? Participation à hauteur de 75% des frais de transports en commun ? Dispositif Santé Vous Bien (programme de cours sportifs gratuit durant la pause méridienne)

= Poste ouvert au cadre d'emplois des adjoints administratif et rédacteurs par voie de mutation, de détachement ou contractuelle (CDD de 12 mois/renouvelable), à pourvoir dès que possible.