Gestionnaire Administratif de Formation H/F - BNF

- Responsable de la mise en oeuvre et du suivi des formations du domaine "Bureautique" :

· Organiser la planification des actions de formation semestrielles en lien avec l'adjointe à la cheffe de service et le prestataire ; être l'interlocuteur privilégié des agents et des formateurs tout au long des sessions
· Créer et diffuser les avis de stages tout au long de l'année dans le cadre du plan de formation
· Gestion des actions de formation : création des sessions dans le logiciel dédié, réservation des salles, gestion des inscriptions, réception et traitement des demandes, suivi du volume d'inscription et arbitrage, envoi des convocations, contacts avec les intervenants et accueil des participants, enregistrement des intervenants dans l'outil dédié en amont des formations, édition des émargements, évaluation des actions, saisies des présences et réalisation des sessions dans le logiciel dédié
· Gestion financière des actions de formation : préparation des demandes d'engagement à partir des éléments fournis par les organismes de formation (convention, devis, bon pour accord...), constatation des services faits.
- Responsable du suivi des procédures de remboursement des frais d'inscription :

· Diffuser les informations relatives aux campagnes de remboursement des frais d'inscriptions universitaires et au cours d'initiation à l'histoire générale de l'art de l'Ecole du Louvre, en lien avec la cheffe de service (avis de stages, brèves sur l'intranet)
- Assurer le traitement des dossiers de demande de remboursement (vérification de la complétude des dossiers, transmission au service financier)
- Responsable du suivi des demandes de mission en lien avec les formations :

· Transmettre au service financier les demandes d'ordre de mission après vérification de leur conformité
· Assurer le suivi budgétaire des frais relatifs à ces missions
- Participation aux activités transverses du service :

· Collaboration avec les responsables de développement des compétences sur certaines actions de formation : appui administratif et logistique (notamment pour les formations obligatoires en hygiène et sécurité « Evacuation et utilisation des moyens de secours » et « Gestes qui sauvent »), traitement des dossiers de vacation des formateurs internes et externes
· Participation à la gestion administrative des stages en appui à la responsable du pôle « Accueil des stagiaires » : traitement des candidatures et suivi des dossiers des stagiaires « école »
· Participation à l'organisation des journées d'accueil des nouveaux arrivants
Gestion du secrétariat du service : accueil et information téléphoniques, gestion du courrier, gestion des fournitures de bureau, commandes des calendriers, réservation de salles de réunion, enregistrement des visiteurs extérieurs, suivi et correction des anomalies dans le logiciel de gestion du temps de travail.

Savoirs :
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de la BnF
- Connaissance des règles et procédures relatives à la formation professionnelle
- Connaissance des méthodes en ingénierie pédagogique (présentiel, distanciel, hybride)
- Très bonne expression écrite et orale

Savoir-faire :
- Organiser la logistique des sessions de formation
- Assurer le suivi administratif et budgétaire des actions de formation
- Collecter, contrôler et vérifier l'exactitude et la complétude des données et/ou des informations
- S'adapter à différents types d'interlocuteurs internes et externes
- Rechercher de l'information et l'expliquer aux interlocuteurs
- Accompagner et assister les agents ou les services utilisateurs
- Savoir rendre compte de son activité
- Grand sens de l'organisation, savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Organiser son travail en fonction des contraintes, des délais et des objectifs
- Respecter la confidentialité des informations traitées
- Utiliser les outils bureautiques et applications informatiques
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Savoir-être
- Sens du travail en équipe, dynamisme et aptitudes relationnelles
- Intérêt pour l'innovation, la simplification et la modernisation de l'action publique
- Faire preuve de rigueur et de méthode
- Capacité d'adaptation