Assistant - Assistante de Direction H/F - Fondation des Amis de L'atelier

L'assistant de direction/administratif assure en collaboration ou en autonomie, nonobstant toute autre mission confiée par le responsable hiérarchique, les activités suivantes :

L'accueil et communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Effectuer la gestion du courrier (réception, enregistrement, distribution, affranchissement)
- Assurer l'affichage des documents obligatoires
- Saisir, mettre en forme, éditer et diffuser des documents selon les consignes de la Direction
- Préparer la rédaction de courriers et de comptes rendus de réunions
- Classer et archiver les dossiers papiers et/ou informatiques La gestion des Ressources Humaines
- Participer aux tâches administratives liées aux formations (récupération des documents liés aux transports, à la restauration des salariés et aux commandes des repas)
- Participer au suivi du CSE
- Participer aux étapes préalables du recrutement
- Contribuer et suivre les démarches administratives et logistiques liées aux formations (Inscription des salariés, transmission des attestations, réception des factures et devis, commande des repas, réservation des salles.)
- Participer à la gestion administrative des travailleurs handicapés (le cas échéant) dont : gestion de la maladie des travailleurs handicapés, transmission des dates de notification MDPH, transmission et édition des éléments du solde de tout compte,.

La gestion comptable
- Tenir et contrôler la caisse (usagers et/ou établissement)
- Participer à la réalisation de la comptabilité mensuelle de l'établissement
- Assister le Directeur dans la réalisation des documents budgétaires
- Participer au contrôle de gestion des dépenses courantes de l'établissement et des comptes résidents
- Réceptionner les factures, les transmettre au comptable et assurer le suivi
- Suivre la participation hébergement des résidents La gestion logistique
- Organiser la logistique de réunions ou d'événements et les déplacements de l'équipe ou de la Direction
- Gérer les ressources matérielles courantes du service et établir des commandes (fournitures,.)
- Suivre les travaux encore dans l'établissement
- Suivre les factures de l'établissement

La gestion des dossiers des personnes accueillies et/ou accompagnées
- Gérer les dossiers administratifs de l'usager et suivre les échéances administratives
- Assurer les transmissions nécessaires à la prise en charge de la personne accueillie
- Préparer les différents documents afférents au suivi de la prise en charge de la personne
- Gérer les demandes d'admission
- Réaliser la facturation mensuelle des résidents et le suivi de l'activité en lien avec le service comptabilité du siège
- Suivre les dossiers MDPH et renouvellement de l'aide sociale à l'hébergement
- Transmettre les informations aux différents outils de suivi et de contrôles des autorités (via trajectoire.)

La participation à la vie de l'établissement
- Participer et répondre aux besoins des résidents - Participer à l'organisation des événements
- Participer au CVS (Envoi des invitations, réception des questions, compte rendu et transmission)
- Participer aux réunions pluridisciplinaires

Le travail en équipe et la participation au projet institutionnel
- Se situer et agir au sein d'une équipe pluridisciplinaire, échanger les informations nécessaires à l'accompagnement
- Concevoir, élaborer et mettre en oeuvre des actions dans le cadre du projet d'établissement
- Assurer la traçabilité de ses actions dans le dossier unique de la personne accueillie et/ou accompagnée
- Utiliser, mettre à jour et développer les différents outils de communication et d'informations
- Participer à une veille permanente à l'évolution des connaissances techniques et théoriques du champ social ou éducatif afin de maintenir une pratique adaptée à ces évolutions
- Développer et s'impliquer dans les dynamiques partenariales, institutionnelles et inter-institutionnelles...

CDD de remplacement jusqu'au 15/07 avec une possibilité de renouvellement, horaires fixes

Experience : 2 An(s)

Compétences : Gestion administrative du courrier, Planification des tâches et gestion des priorités, Assurer un accueil téléphonique, Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Permis : B - Véhicule léger souhaité

Qualification : Employé qualifié

Secteur d'activité : Hébergement social pour handicapés mentaux et malades mentaux